Prova e validade
O que o Tillor regista numa assinatura e que tipo de assinatura eletrónica é.
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O Tillor regista em cada assinatura quem assinou, quando e como, e sela o PDF para que qualquer alteração posterior fique visível. O resultado é uma assinatura eletrónica simples, adequada para contratos de arrendamento, regras da casa, termos de responsabilidade e condições. Para documentos em que a lei exige uma assinatura mais forte, o Tillor não é o sítio certo.
O que consta nas páginas de prova?
O PDF assinado recebe no fim uma ou mais páginas Prova de assinatura. Nelas consta:
- o título do documento, o pedido, a sua organização, o número de páginas e quando o pedido foi criado, enviado e concluído
- duas impressões digitais do ficheiro: a do PDF tal como o carregou e a das páginas assinadas antes de as páginas de prova serem acrescentadas. Se mudar um único carácter no ficheiro, a impressão digital deixa de corresponder
- por signatário: nome, função, tipo, e-mail, número de telefone e idioma, quando a ligação foi enviada e quando essa pessoa abriu a página pela primeira vez, a hora da assinatura, o endereço IP e o dispositivo
- como o signatário foi confirmado: com um código de utilização única, para que canal o código foi enviado e quando, ou com sessão iniciada no Tillor, no caso dos colaboradores
- a frase com que o signatário deu o seu acordo, exatamente como estava no ecrã
- o que o signatário preencheu: cada campo de texto, data e caixa de seleção com o seu valor, incluindo os que ficaram vazios
- a assinatura e a rubrica tal como foram desenhadas, e em que páginas estão. Uma assinatura escrita aparece como imagem do nome escrito, tal como uma desenhada
- como se assinou: na página de assinatura através da ligação, no Tillor por um colaborador com sessão iniciada, ou no tablet à receção (com código, ou com a identidade confirmada por um colaborador)
- o registo de auditoria: cada passo com hora, quem o fez e a partir de que endereço IP e dispositivo. Por exemplo Ligação de assinatura enviada, Página de assinatura aberta, Código de verificação enviado, Código errado introduzido, Assinado e Concluído e selado
As horas estão no fuso horário da sua organização, com a hora UTC (a hora padrão mundial) ao lado. O Tillor guarda os endereços IP e os dispositivos encriptados. Vê-os no Tillor e nas páginas de prova. As assinaturas e os valores preenchidos estão no documento, nos locais que escolheu. O seu carregamento original fica guardado à parte e nunca muda.
Os mesmos passos aparecem na página do pedido, em Histórico, e no cliente, em Eventos.
Para o leitor técnico
As duas impressões digitais são somas de verificação SHA-256. Uma impressão digital SHA-256 muda por completo assim que um único byte de um ficheiro muda, por isso prova que o ficheiro não foi alterado. Nas páginas de prova consta também a impressão digital do certificado de selo (ver abaixo).
Selo e carimbo temporal
O PDF assinado é selado no último passo com uma assinatura digital da sua organização, criada pelo Tillor. Se o abrir no Adobe Reader ou noutro leitor de PDF, vê um painel de assinaturas. Se depois da selagem algo mudar no ficheiro, o leitor avisa.
O leitor pode indicar o signatário como desconhecido ou não fidedigno. É normal: o certificado vem do Tillor e não de uma autoridade de certificação paga. Qual é o certificado consta, com a sua impressão digital, nas páginas de prova.
O selo recebe também um carimbo temporal de um serviço de carimbo temporal independente e gratuito (FreeTSA, ou DigiCert se este não responder). Isso prova, independentemente do Tillor, quando o ficheiro existia exatamente nesta forma. A hora consta na página do pedido, em Carimbo temporal.
Que tipo de assinatura
Esta é uma assinatura eletrónica simples segundo as regras europeias eIDAS. O Tillor verifica o endereço de e-mail ou o número de telefone com um código, regista o desenho e guarda a prova. Isto adequa-se a contratos de arrendamento, regras da casa, termos de responsabilidade e condições.
Uma assinatura qualificada, por exemplo com itsme ou um cartão eID, não é possível. Se tiver um documento para o qual a lei o exige, faça-o assinar fora do Tillor.
O que acontece à prova?
- O PDF original e o PDF assinado ficam nos documentos do cliente. Pode arquivá-los, mas não eliminá-los.
- A prova faz parte do PDF assinado. Quem recebeu uma cópia tem, portanto, também as páginas de prova.
- O registo de auditoria permanece na página do pedido, mesmo que o pedido seja recusado, cancelado ou expire.