Eine Rechnung oder Erinnerung senden
Senden Sie eine gebuchte Rechnung oder eine Erinnerung per E-Mail, SMS, Post oder WhatsApp an einen Kunden und verfolgen Sie, ob sie angekommen ist
Zuletzt aktualisiert am
Mit Benachrichtigung senden schicken Sie eine gebuchte Rechnung an den Kunden. Mit Erinnerung senden erinnern Sie den Kunden an eine offene Rechnung. Sie wählen selbst zwischen E-Mail, SMS, Post oder WhatsApp, und anschließend verfolgen Sie die Zustellung unter Benachrichtigungen.
Tillor versendet diese Nachrichten nicht von selbst beim Buchen. Sie bestimmen, wann der Kunde etwas bekommt. Soll es automatisch geschehen, geht das mit einer Automatisierung.
Bevor Sie beginnen:
- Die Rechnung muss gebucht sein. Auf einer Entwurfsrechnung fehlt die Schaltfläche.
- Der Kunde hat mindestens eine E-Mail-Adresse, eine Telefonnummer oder eine vollständige Postadresse (Straße, Postleitzahl und Ort). Sonst sehen Sie Benachrichtigung senden nicht.
- Für eine Erinnerung muss noch ein Betrag offen sein. Bei einer bezahlten Rechnung gibt es keine Option Erinnerung senden.
- Pro Kanal muss die passende Angabe bekannt sein. Sonst ist der Kanal grau, mit der Meldung Keine E-Mail-Adresse hinterlegt, Keine Telefonnummer hinterlegt oder Keine Postadresse hinterlegt.
Eine Rechnung senden
Die Rechnung öffnen
Gehen Sie zu VerwaltungRechnungen und öffnen Sie eine gebuchte Rechnung.
Auf Benachrichtigung senden klicken
Das Fenster Benachrichtigung senden öffnet sich. Wählen Sie die Kanäle, über die der Kunde die Rechnung bekommt.
Die Kanäle wählen und auf Senden klicken
Tillor meldet Benachrichtigung gesendet. Klappt es nicht, sehen Sie Benachrichtigung nicht gesendet.
So funktionieren die Kanäle:
| Kanal | Was der Kunde bekommt |
|---|---|
| Ist standardmäßig an. Die Rechnung hängt als PDF an der Nachricht, an die E-Mail-Adresse aus dem Kundenprofil | |
| SMS | Ein kurzer Text mit dem persönlichen Link zur Rechnung |
| Post | Die Rechnung als Brief an die Postadresse aus dem Kundenprofil. Ist standardmäßig aus. Tillor zeigt einen Richtwert für das Porto pro Brief |
| Erscheint, wenn Sie WhatsApp Business verknüpft haben. Ist das 24-Stunden-Fenster des Kunden geschlossen und haben Sie keine Zahlungsmethode bei Meta, blockiert Tillor den Versand |
Eine Erinnerung senden
Das Menü neben Benachrichtigung senden öffnen
Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche und wählen Sie Erinnerung senden.
Die Kanäle wählen
Bei einer Erinnerung ist SMS standardmäßig an, wenn der Kunde eine Telefonnummer hat. Wählen Sie Post, bekommt der Kunde einen Mahnbrief mit der Rechnung als Anlage und einem QR-Code auf dem Brief. Siehe Eine Rechnung senden.
Bestätigen
Klicken Sie auf Senden. Haben Sie auch Einschreiben mit Rückschein gewählt, steht dort Mit Zusatzkosten senden. Diese Option gibt es nur, wenn Einschreiben im Land der Postadresse unterstützt wird. Tillor berechnet die zusätzlichen Kosten Ihrer Organisation.
Was passiert danach?
- Die Nachricht erscheint unter KommunikationBenachrichtigungen mit Kanal, Status und einem Link zur Rechnung. Sie sehen sie auch beim Kunden.
- E-Mail und SMS starten auf Ausstehend und werden Gesendet, sobald sie zugestellt sind. Der Kunde kann die Nachricht lesen und auf den Link klicken. Beides sehen Sie im Detailfenster.
- Bei Post wird der Status Gesendet, sobald der Postdienst bestätigt, dass der Brief unterwegs oder zugestellt ist. Bei Post sehen Sie das Porto zum Zeitpunkt des Versands, bei Einschreiben auch den Zusatzbetrag.
- Hängt eine Nachricht länger als 5 Minuten fest, versucht Tillor es erneut. Nach 2 Tagen ohne Versand wird sie Fehlgeschlagen.
- Schlägt die Nachricht fehl, bleibt die Rechnung, wie sie war. Sie können jederzeit erneut senden.
Möchten Sie, dass Tillor selbst reagiert, zum Beispiel indem ein Kollege benachrichtigt wird, wenn eine Erinnerung fehlschlägt? Dafür können Sie eine Automatisierung erstellen.