Eine Rechnung versenden
Senden Sie dem Kunden eine gebuchte Rechnung per E-Mail, SMS, WhatsApp oder Post oder senden Sie eine Mahnung, wenn er noch nicht bezahlt hat.
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Mit Benachrichtigung senden senden Sie dem Kunden eine gebuchte Rechnung per E-Mail, SMS, WhatsApp oder Post. Tillor tut das nie von selbst. Ist die Rechnung bereits versendet, aber noch nicht bezahlt, senden Sie eine Mahnung. Bezahlen kann der Kunde danach über den Link in der Nachricht, siehe Einen Kunden online bezahlen lassen.
Bevor Sie beginnen:
- Die Rechnung ist gebucht. Bei einem Entwurf fehlen die Schaltflächen.
- Der Kunde hat mindestens eine E-Mail-Adresse, eine Telefonnummer oder eine vollständige Postadresse (Straße, Postleitzahl und Ort). Sonst fehlen die Schaltflächen.
- Für eine Mahnung ist noch ein Betrag offen.
Eine Rechnung versenden
Die gebuchte Rechnung öffnen
Gehen Sie zu VerwaltungRechnungen und öffnen Sie eine Rechnung mit dem Status Gebucht.
Auf Benachrichtigung senden klicken
Es öffnet sich ein Fenster Benachrichtigung senden.
Die Kanäle wählen
Sie können wählen aus:
- E-Mail: Der Kunde erhält eine E-Mail mit der Rechnung als Anhang. Ist standardmäßig aktiviert, wenn eine E-Mail-Adresse vorhanden ist.
- SMS: Der Kunde erhält eine SMS. Nur mit einer Telefonnummer verfügbar.
- WhatsApp: Nur sichtbar, wenn WhatsApp Business installiert ist. Verlangt eine Telefonnummer sowie eine Zahlungsmethode bei Meta oder ein laufendes Gespräch mit dem Kunden.
- Post: Die Rechnung geht als PDF per Post. Nur mit einer vollständigen Postadresse verfügbar. Ist standardmäßig ausgeschaltet und zeigt einen indikativen Portobetrag pro Brief.
Ein Kanal, der für diesen Kunden nicht möglich ist, ist ausgeschaltet, mit dem Grund dabei, zum Beispiel Keine E-Mail-Adresse hinterlegt. Wählen Sie mindestens einen Kanal.
Senden
Klicken Sie auf Senden.
Eine Mahnung senden
Eine Mahnung ist möglich, sobald die Rechnung gebucht ist und noch ein Betrag offen ist.
Das Auswahlmenü öffnen
Klicken Sie auf den Pfeil neben Benachrichtigung senden und wählen Sie Erinnerung senden.
Die Kanäle wählen
Hier sind E-Mail und SMS standardmäßig aktiviert, wenn der Kunde eine E-Mail-Adresse und eine Telefonnummer hat. Bei Post erhält der Kunde einen Mahnbrief mit der Rechnung als Anhang, mit einem QR-Code zum Ansehen oder Bezahlen online.
Gegebenenfalls Einschreiben wählen
Haben Sie Post angehakt, können Sie Einschreiben mit Rückschein wählen. Das ist nur bei einer Mahnung möglich, nicht bei der ersten Rechnungsmeldung, und nur wenn Einschreiben für diese Adresse verfügbar ist. Tillor zeigt dann den indikativen Mehrbetrag zusätzlich zu den normalen Portokosten. Die Schaltfläche heißt dann Mit Zusatzkosten senden.
Senden
Klicken Sie auf Senden.
Was passiert danach?
Auf der Rechnungsseite steht im Block Benachrichtigungen, welche Nachrichten versendet wurden. Alle Nachrichten Ihrer Organisation stehen unter KommunikationBenachrichtigungen.
Postsendungen starten auf Ausstehend. Danach folgt der Status des Briefs: PDF empfangen, Validiert, In Bearbeitung, Im Druckzentrum und An Post übergeben. Sobald der Transporteur es bestätigt, wird der Status Gesendet. Unzustellbare Post wird Fehlgeschlagen. Ein Brief, der beim Transporteur storniert wurde, erhält den Status Übersprungen. Öffnen Sie die Nachricht für den Portobetrag, die Referenz des Transporteurs und den letzten Tracking-Status. Mehr dazu steht unter Benachrichtigungen.
- Tillor sendet die Nachricht sofort. Der Kunde erhält einen Link, um die Rechnung anzusehen und online zu bezahlen.
- Eine Mahnung bleibt eine einzelne Aktion pro Rechnung. Der Filter Erinnerung fällig in der Rechnungsliste hilft Ihnen zu wählen, wen Sie erneut mahnen.
- Automatisierungen können Mahnungen auch automatisch versenden. Siehe Automatisierungen.
Eine Rechnung, für die bereits eine Benachrichtigung versendet wurde, können Sie nicht mehr einfach in den Entwurf zurücksetzen. Siehe Eine Rechnung korrigieren.