Eine Rechnung erstellen und bearbeiten
Erstellen Sie einen Rechnungsentwurf für einen Kunden und füllen Sie die Positionen aus, damit Sie ihn danach buchen können.
Zuletzt aktualisiert am
Eine neue Rechnung ist immer ein Entwurf: Sie erstellen sie im Kundenprofil und füllen die Positionen aus. Solange sie ein Entwurf ist, können Sie Positionen hinzufügen, anpassen, verschieben und löschen. Danach buchen Sie sie.
Bevor Sie beginnen:
- Der Kunde existiert bereits in Tillor. Siehe Kundenverwaltung.
- Für Produkte mit einem Gelände oder einer Belegung hat der Kunde eine Belegung auf diesem Gelände. Ohne Belegung erstellen Sie ein Angebot, das Sie nicht buchen können.
Eine Rechnung erstellen
Rechnungen erstellen Sie im Kundenprofil, nicht über VerwaltungRechnungen.
Den Kunden öffnen
Gehen Sie zu KundenÜbersicht und öffnen Sie das Profil des Kunden.
Die Rechnung erstellen
Klicken Sie im Block Rechnungen auf Neue Rechnung. Tillor erstellt einen Rechnungsentwurf und öffnet sofort die Rechnungsseite.
Die Rechnung erhält eine vorläufige Entwurfsnummer. Die endgültige Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum und das Fälligkeitsdatum kommen erst beim Buchen.
Positionen hinzufügen und anpassen
Auf der Rechnungsseite steht eine Tabelle mit den Rechnungspositionen. Unten steht eine leere Zeile, in der Sie eine neue Position beginnen.
Ein Produkt wählen oder eine Beschreibung eingeben
Wählen Sie ein Produkt aus der Liste, dann füllt Tillor die Beschreibung und den Preis aus. Sie können auch selbst eine Beschreibung eingeben.
Menge und Preis eingeben
Passen Sie die Menge und den Preis (inkl. MwSt.) pro Einheit an, wo nötig. Der Gesamtbetrag der Position wird automatisch berechnet. Ist für Ihre Organisation die Einstellung für MwSt. pro Position aktiviert, wählen Sie auch den MwSt.-Satz.
Eine Notiz hinzufügen (optional)
Unter der Tabelle können Sie eine Notiz (optional) ausfüllen. Dieser Text steht auf der Rechnung und ist für den Kunden sichtbar.
Änderungen werden fast sofort automatisch gespeichert. Sie können auch auf Änderungen speichern klicken oder auf Abbrechen, um nicht gespeicherte Änderungen zurückzunehmen.
Positionen neu anordnen oder löschen
- Ziehen Sie eine Position am Griff links daneben, um die Reihenfolge zu ändern.
- Klicken Sie auf das Kreuz rechts neben einer Position, um sie zu löschen.
In der Zeitleiste Ereignisse neben der Rechnung sehen Sie, was wann geändert wurde, mit dem Vorher und Nachher der Felder und Positionen.
Positionen mit einer Aktion
Hat das gewählte Produkt eine Aktion auf der Rechnungsposition, erscheinen unter der Position zusätzliche Eingaben. Welche Aktionen ein Produkt hat, stellen Sie beim Produkt selbst ein. Siehe Produktaktionen.
| Aktion | Was Sie auf der Rechnung ausfüllen |
|---|---|
| NFC-Tag aufladen | Der Tag, der aufgeladen werden soll. Nach der Zahlung schreibt Tillor den Betrag dem Guthaben des Tags gut. |
| Periode | Start- und Enddatum und bei einem Produkt mit Gelände auch der Stellplatz (in einer Liste oder Auf der Karte wählen). |
| Belegung verlängern | Der Stellplatz, für den Sie die Belegung verlängern, plus Start- und Enddatum. |
| Kontaktdaten abfragen | E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Kunden. Sind sie Pflicht, können Sie ohne sie nicht buchen. |
| Zugangsmethode erstellen | Der Typ der Zugangsmethode und gegebenenfalls ein Kennzeichen oder eine PIN. |
| Hinweis anzeigen | Nichts. Sie sehen nur einen Hinweis mit dem Text, der beim Produkt eingestellt ist. |
| Buchung verhindern | Nichts. Die Rechnung kann nicht gebucht werden, solange die Position darauf steht. |
Zeitraum und Stellplatz wählen
Bei einer Position mit Periode wählen Sie ein Start- und ein Enddatum. Darunter sehen Sie die Anzahl der Tage und die Menge, die Tillor berechnet. Passt der Zeitraum nicht genau auf eine Woche oder einen Monat des Produkts, rundet Tillor auf und es steht Aufgerundet dabei. Mit dem Kästchen Pro rata berechnen Sie eine angebrochene Woche oder einen angebrochenen Monat dagegen anteilig. Dieses Kästchen erscheint nur bei Produkten mit einer Wochen- oder Monatsperiode.
Verlangt das Produkt einen Stellplatz, wählen Sie zuerst den Zeitraum und danach den Stellplatz.
Beim Buchen erstellt Tillor die Reservierung. Auf der Position erscheint danach eine Karte mit Reservierungsnummer, Status, Stellplatz und Daten. Ob der Kunde sofort eingecheckt wird, hängt vom Produkt ab: Bei Beim Buchen einchecken geschieht es beim Buchen, bei Beim Bezahlen einchecken erst, sobald die Rechnung bezahlt ist. Eine Anzahlung hält nur den Stellplatz fest.
Eine Belegung verlängern
Mit Belegung verlängern stellen Sie einen Zeitraum für eine Belegung des Kunden in Rechnung, zum Beispiel Stellplatzgebühren.
Den Stellplatz wählen
Wählen Sie bei Aktive Belegung auswählen den Stellplatz. Die Liste zeigt die aktiven Belegungen des Kunden.
Den Zeitraum wählen
Wählen Sie das Startdatum. Danach öffnet Tillor sofort den Kalender für das Enddatum. Unter den Daten sehen Sie, bis wann die Belegung jetzt in Rechnung gestellt ist und wie viele Tage und welche Menge die Position umfasst.
Das Runden einstellen
Das Kästchen Auf nächste Periodengrenze runden ist standardmäßig aktiviert. Dann endet die Position an der nächsten Periodengrenze der Mietfrequenz, sodass der Kunde auf Dauer demselben Zyklus folgt. Ist das Kästchen ausgeschaltet, dauert die Position genau eine Periode ab dem Startdatum.
Die Position erhält eine Beschreibung in der Form Produktname | Stellplatzname | Zeitraum. Das Enddatum zählt als letzter Tag, und eine halbe Periode wird auch zur Hälfte berechnet.
Hat die Belegung bereits ein Datum bei Bezahlt bis und ist das Runden aktiv, beginnt die neue Position am Tag danach. Ist Bezahlt bis noch leer, wählen Sie das Startdatum selbst und Tillor berechnet das Enddatum bis zur nächsten Periodengrenze. Was nach dem Buchen und Bezahlen mit Bezahlt bis und Fakturiert bis geschieht, steht unter Belegungen.
Zwei zusätzliche Kästchen helfen in Ausnahmesituationen:
- Alle Terrains anzeigen (Angebot) lässt Sie einen beliebigen Stellplatz wählen, um ein Angebot zu erstellen. Hat der Kunde diesen Stellplatz nicht in Belegung, können Sie die Rechnung nicht buchen. Benutzer mit der Berechtigung Rechnungskorrekturen können eine solche Rechnung trotzdem einbuchen, siehe Eine Rechnung buchen.
- Als Gutschrift (Erstattung) macht aus der Position eine Erstattung. Die Menge wird negativ und der Zeitraum läuft von heute bis Bezahlt bis. Mit Auf Periodengrenze runden runden Sie ihn auf eine Periodengrenze.
Was passiert danach?
- Änderungen werden fast sofort automatisch gespeichert. Die Zeitleiste Ereignisse zeigt, wer was geändert hat.
- Es geht nichts an den Kunden, und an Belegungen oder Tags ändert sich nichts. Das geschieht erst beim Buchen und bei der Zahlung.
- Einen Entwurf mit einer Position Buchung verhindern können Sie nicht buchen.
- Einen Entwurf löschen Sie mit Rechnung löschen im Aktionsmenü.
Probleme?
Weiter
Rechnungen
Sehen Sie alle Ihre Rechnungen an einem Ort und wählen Sie die passende Anleitung, um eine Rechnung zu erstellen, zu buchen oder zu korrigieren.
Eine Rechnung buchen
Machen Sie einen Rechnungsentwurf verbindlich, damit er eine Rechnungsnummer erhält und Sie ihn versenden und bezahlen lassen können.