Envoyer une facture ou un rappel
Envoyez une facture comptabilisée ou un rappel à un client par e-mail, SMS, courrier ou WhatsApp et suivez si le message est arrivé
Dernière mise à jour le
Avec Envoyer la notification, vous envoyez une facture comptabilisée au client. Avec Envoyer un rappel, vous rappelez au client une facture impayée. Vous choisissez vous-même par e-mail, SMS, courrier ou WhatsApp, puis vous suivez la remise dans Notifications.
Tillor n'envoie pas ces messages tout seul lors de la comptabilisation. C'est vous qui décidez quand le client reçoit quelque chose. Si vous voulez que cela se fasse automatiquement, c'est possible avec une automatisation.
Avant de commencer :
- La facture doit être comptabilisée. Sur une facture brouillon, le bouton n'apparaît pas.
- Le client a au moins une adresse e-mail, un numéro de téléphone ou une adresse postale complète (rue, code postal et commune). Sinon, vous ne voyez pas Envoyer la notification.
- Pour un rappel, un montant doit encore être dû. Une facture payée ne propose pas Envoyer un rappel.
- Pour chaque canal, la donnée correspondante doit être connue. Sinon, le canal est grisé, avec le message Aucune adresse e-mail connue, Aucun numéro de téléphone connu ou Aucune adresse postale connue.
Envoyer une facture
Ouvrir la facture
Allez dans AdministrationFactures et ouvrez une facture comptabilisée.
Cliquer sur Envoyer la notification
La fenêtre Envoyer la notification s'ouvre. Choisissez les canaux par lesquels le client reçoit la facture.
Choisir les canaux et cliquer sur Envoyer
Tillor indique Notification envoyée. Si cela échoue, vous voyez Notification non envoyée.
Les canaux fonctionnent ainsi :
| Canal | Ce que le client reçoit |
|---|---|
| Activé par défaut. La facture est jointe au message en PDF, à l'adresse e-mail du profil client | |
| SMS | Un court texte avec le lien personnel vers la facture |
| Courrier | La facture sous forme de lettre à l'adresse postale du profil client. Désactivé par défaut. Tillor affiche un montant indicatif d'affranchissement par lettre |
| Apparaît si vous avez connecté WhatsApp Business. Si la fenêtre de 24 heures du client est fermée et que vous n'avez pas de moyen de paiement chez Meta, Tillor bloque l'envoi |
Envoyer un rappel
Ouvrir le menu à côté de Envoyer la notification
Cliquez sur la flèche à côté du bouton et choisissez Envoyer un rappel.
Choisir les canaux
Pour un rappel, SMS est activé par défaut si le client a un numéro de téléphone. Si vous choisissez Courrier, le client reçoit une lettre de rappel avec la facture en pièce jointe et un code QR sur la lettre. Voir Envoyer une facture.
Confirmer
Cliquez sur Envoyer. Si vous avez aussi choisi Courrier recommandé avec accusé de réception, le bouton indique Envoyer avec frais supplémentaires. Cette option n'existe que si le courrier recommandé est pris en charge dans le pays de l'adresse postale. Tillor facture les frais supplémentaires à votre organisation.
Que se passe-t-il ensuite ?
- Le message apparaît dans CommunicationNotifications avec le canal, le statut et un lien vers la facture. Vous le voyez aussi chez le client.
- Les e-mails et les SMS démarrent à En attente et passent à Envoyé dès qu'ils sont remis. Le client peut lire le message et cliquer sur le lien. Vous retrouvez les deux dans la fenêtre de détail.
- Pour le courrier, le statut passe à Envoyé dès que le service postal confirme que la lettre est en route ou distribuée. Pour le courrier, vous voyez le montant d'affranchissement au moment de l'envoi et, pour le recommandé, aussi le montant supplémentaire.
- Si un message reste bloqué plus de 5 minutes, Tillor réessaie. Après 2 jours sans envoi, il passe à Échec.
- Si le message échoue, la facture reste comme elle était. Vous pouvez toujours renvoyer.
Vous voulez que Tillor réagisse lui-même, par exemple en prévenant un collègue lorsqu'un rappel échoue ? Vous pouvez pour cela créer une automatisation.