Appels téléphoniques
Voyez qui a appelé, réécoutez les enregistrements, lisez les transcriptions et envoyez par SMS les coordonnées de votre organisation pendant un appel
Dernière mise à jour le
Sous CommunicationAppels téléphoniques figure chaque appel qui arrive ou part via votre fournisseur de téléphonie, avec le client si Tillor reconnaît le numéro. Vous utilisez cette page pour suivre les appels et, pendant un appel en cours, envoyer par SMS les coordonnées de votre organisation à l'appelant.
Avant de commencer :
- Les appels n'apparaissent qu'après l'installation et la configuration de Voys. Sans liaison, la liste reste vide.
- Les enregistrements et transcriptions n'existent que si les enregistrements d'appels sont activés dans votre compte Voys.
- Le bouton SMS d'un appel en cours ne fonctionne que si l'envoi de SMS est configuré pour votre environnement. Voir Twilio.
Consulter les appels
Dans le tableau Tous les appels, vous voyez pour chaque appel :
| Colonne | Ce que vous voyez |
|---|---|
| Direction | Entrant ou Sortant |
| Démarré le | Date et heure |
| De et Vers | Les numéros de téléphone |
| Durée | La durée de l'appel, une fois terminé |
| Client | Le client relié, ou un nom transmis par Voys (non vérifié) si aucun client ne correspond |
| Statut | Où en est l'appel |
Tillor relie un appel à un client d'après le numéro de téléphone. Si le numéro n'appartient pas encore à un client, ajoutez-le à la fiche client ou à une personne de contact. Les nouveaux appels seront ensuite reliés automatiquement.
Un appel passe par ces statuts :
| Statut | Signification |
|---|---|
| Création | L'appel vient de démarrer |
| Sonnerie | Le téléphone sonne |
| Répondu | Quelqu'un a décroché |
| En cours | L'appel est en cours |
| Transfert assisté et Transfert direct | L'appel a été transféré, avec ou sans annonce |
| Raccroché et Terminé | L'appel est terminé |
| Échec | L'appel n'a pas abouti |
Envoyer les coordonnées de l'organisation par SMS
Un appelant demande votre adresse ou vos horaires d'ouverture ? Envoyez-les par SMS en quelques secondes, pendant l'appel.
Attendez que l'appel soit en cours
L'action se trouve sur le panneau des appels actifs en bas à droite, pas dans la liste. L'appel doit avoir le statut En cours. Sur un téléphone, touchez d'abord l'icône de téléphone en haut à droite.
Développez l'appel
Si l'appel est réduit, développez-le.
Cliquez sur l'icône de message
L'infobulle indique Envoyer les détails de l'organisation à l'appelant par SMS.
Choisissez la langue
Tillor marque la langue qu'il reconnaît chez l'appelant avec (détectée). Choisissez la langue du SMS.
L'appelant reçoit un lien court vers une page publique avec les coordonnées de votre organisation. Si l'adresse de votre organisation est renseignée, la page contient aussi des boutons d'itinéraire pour Waze, Google Maps et Apple Maps. Le bouton e-mail de cette page a déjà un objet et un texte, avec le numéro et l'heure de l'appel s'ils sont connus. Le lien du site web reçoit des balises de suivi, pour mesurer combien d'appelants cliquent.
Enregistrements et transcriptions
Ouvrez l'appel
Dans la liste, cliquez sur Transcription à côté de l'appel. La fenêtre Détails de l'appel s'ouvre.
Choisissez un onglet
Sur Enregistrement, l'appel se lit dans votre navigateur. Sur Transcription, vous trouvez le texte retranscrit par interlocuteur, et sur Résumé un court résumé.
Tillor crée lui-même la transcription et le résumé dès que l'appel est terminé et qu'un enregistrement existe. Cela prend un moment. Pour un appel sans enregistrement, il n'y a pas d'onglets.
Les enregistrements d'appels peuvent contenir des informations sensibles pour la vie privée. Veillez à respecter la législation sur la vie privée (RGPD) lors de l'enregistrement des appels et informez les appelants que les appels sont enregistrés.
Que se passe-t-il ensuite ?
- Une fois terminé, un appel figure dans la liste avec sa durée, le client et, s'il y a un enregistrement, une transcription et un résumé.
- Un SMS envoyé avec les coordonnées de l'organisation figure dans CommunicationNotifications avec le type Détails de l'Organisation.