Primeros pasos
La vista general, las plantillas y el editor, y cómo guardar y activar una automatización
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En esta página construyes tu primera automatización y conoces el editor, la pantalla en la que dibujas los flujos. Necesitas el permiso Gestionar automatizaciones, o Todos los permisos. Consulta la Vista general para el contexto.
La vista general
Ve a Administrador > Automatizaciones. Ves una lista con una fila por automatización:
- el nombre y una etiqueta como 2 problemas si aún hay algo mal en el flujo (consulta Problemas y activación)
- la descripción
- el disparador elegido, el número de pasos y quién creó la automatización (por)
- una serie de barritas con las últimas ejecuciones, junto a la hora de la última ejecución o Aún no se ha ejecutado. Una barrita roja es una ejecución fallida
- un interruptor para activar o desactivar la automatización, y un menú de tres puntos
Encima de la lista filtras con Todas, Activadas y En pausa. Si una automatización tiene problemas, aparece además un filtro Problemas. Con Buscar automatizaciones buscas por nombre o descripción.
Haz clic en el nombre para abrir el editor. Con el interruptor activas o desactivas una automatización. No se puede activar mientras haya problemas. El menú Acciones de la automatización tiene dos opciones:
| Opción | Qué hace |
|---|---|
| Duplicar | Crea una copia con el nombre [nombre] (copia). La copia está en pausa |
| Eliminar | Elimina la automatización y el historial de ejecuciones. Tillor pide confirmación antes |
Las ejecuciones que en ese momento esperan en un retraso se detienen si eliminas la automatización.
Crear una automatización nueva
Haz clic en Nueva automatización. Se abre una galería con seis puntos de partida. Cada paso se puede modificar después.
| Punto de partida | Qué hace |
|---|---|
| Empezar desde cero | Un flujo vacío con solo un disparador |
| Revisar la parcela tras la salida | Crea una tarea de control de la parcela cuando termina una ocupación, con prioridad alta y asignada a quien finalizó la ocupación |
| Dar seguimiento a facturas impagadas | Espera a que pase la fecha de vencimiento, envía un recordatorio de pago y, una semana después, crea una tarea para llamar al cliente si la factura sigue pendiente |
| Enviar reservas a otro sistema | Por cada reserva nueva envía un payload propio a tu endpoint de webhook y crea una tarea si falla la entrega |
| Revisar un contador que ha dejado de contar | Crea una tarea para la recepción cuando un contador se queda parado mientras la parcela se ha usado, con subtareas para la revisión in situ |
| Llamar a la Tillor API | Añade un comentario a cada tarea nueva mediante la Tillor API |
En cuanto eliges, Tillor crea la automatización y abre el editor. La automatización está en pausa hasta que la actives.
El editor
El editor ocupa toda la pantalla y tiene tres partes: a la izquierda la lista de pasos, en el centro el lienzo y a la derecha el panel. El nombre de la automatización está arriba, en la ruta de navegación, y puedes modificarlo ahí directamente.
Pasa el cursor por las marcas ℹ para ver una breve explicación de cada parte.
Lista de pasos (izquierda). Busca un paso con Buscar pasos. Arriba está el grupo Utilidades con Comentario y Marco (consulta Comentarios y marcos). Debajo están los pasos en seis grupos, con Documentos en medio:
- Lógica: el disparador Cuando ocurra esto y condiciones, esperas, consultas y recorridos, como Si / si no, Según el valor, Retraso, ¿Abierto ahora?, Consultar un registro, Para cada y Pedir una decisión. Consulta Condiciones, interruptores y retrasos
- Tareas: crear, buscar y actualizar tareas
- Documentos: buscar y actualizar documentos
- Huéspedes y mensajes: mensajes a huéspedes y compañeros, comentarios, la bandeja de entrada, clientes y reservas
- Facturas y pagos: facturas, enlaces de pago, mandatos y consumo
- Acceso y dispositivos: medios de acceso, barreras, electricidad, etiquetas NFC y tabletas
- Integraciones: Enviar webhook y Solicitud API
Lo que hace cada acción está en Acciones. Abajo está Solicitar un paso por si echas en falta un paso.
Lienzo (centro). Aquí ves el flujo. Arriba está el disparador, debajo los pasos con líneas entre ellos. Abajo a la izquierda acercas y alejas.
Panel (derecha). Arriba está el interruptor Activo, en caso de problemas un botón como 1 problema, un botón Ordenar que coloca los pasos ordenadamente uno bajo otro (los comentarios se quedan donde están) y un botón Ocultar panel. Si ocultas el panel, Mostrar panel lo vuelve a mostrar. Debajo eliges una pestaña:
| Pestaña | Qué haces en ella |
|---|---|
| Configurar | Modificar el paso seleccionado. Si no seleccionas nada, puedes rellenar una Descripción de la automatización |
| Ejecución de prueba | Probar el flujo, consulta Pruebas y ejecuciones |
| Ejecuciones | Revisar qué hicieron las ejecuciones reales |
| Historial | Ver y restaurar versiones guardadas anteriores, consulta Versiones anteriores |
Si has hecho cambios, abajo del panel aparece Cambios sin guardar con los botones Revertir y Guardar. Revertir devuelve el flujo a la última versión guardada. Si el panel está oculto, esos botones están arriba a la derecha en el lienzo.
Mientras no hayas seleccionado ningún paso, debajo de la descripción aparece quién creó la automatización. Las ejecuciones fallidas se envían por correo a esa persona, como máximo una vez por hora y automatización.
En un teléfono el panel está primero oculto, para que el lienzo ocupe toda la pantalla. Toca un paso o Mostrar panel para abrirlo.
Añadir y conectar pasos
Tienes cuatro formas de añadir un paso:
- Haz clic en un paso de la lista de la izquierda. Aparece en el centro del lienzo
- Arrastra un paso de la lista al lienzo
- Haz clic en el signo más bajo una salida que aún no lleva a ningún sitio (Añadir un paso después de "[salida]") y elige un paso. El paso nuevo se conecta de inmediato
- Arrastra un paso sobre una línea. Queda entre los dos pasos (Insertar un paso aquí)
Para conectar pasos entre sí, arrastra desde la salida de un paso a otro paso. Se aplica lo siguiente:
- Cada salida lleva a un paso. Si vuelves a conectar una salida, la línea nueva sustituye a la antigua
- Se rechaza una línea que formaría un círculo. Si aun así hay un bucle, no puedes activar la automatización. Una ejecución se detiene en cuanto fuera a repetir un paso
- Un paso sin línea de entrada nunca se ejecuta. Tillor lo indica como problema (No está conectado, así que este paso nunca se ejecuta.)
- Un disparador se puede modificar, duplicar y añadir más desde la lista de la izquierda. No puedes eliminar el último disparador. Un disparador no va sobre una línea: inicia una ejecución propia
Dale a un paso un nombre propio en el campo Nombre del paso. Ayuda cuando tu flujo crece. Con los botones Duplicar paso y Eliminar paso, arriba en el panel, copias o eliminas el paso seleccionado.
Comentarios y marcos
Con un comentario explicas en el lienzo qué hace una parte del flujo, por ejemplo por qué hay una condición. Un Marco es una línea de puntos con un nombre que colocas alrededor de un grupo de pasos.
- En el grupo Utilidades, haz clic en Comentario o Marco y escribe tu texto
- Arrastra el comentario o el marco hasta los pasos que explican. Selecciónalos para hacerlos más grandes o más pequeños con las esquinas
- Elimina un comentario con Eliminar comentario o un marco con Eliminar marco, o selecciónalos y pulsa Delete
- Los comentarios y los marcos nunca se ejecutan y no cuentan para los problemas. Puedes colocar como máximo 50 entre ambos. Se conservan con Guardar, igual que los pasos, y Ctrl/Cmd + Z deshace un cambio
Versiones anteriores
Cada vez que guardas un cambio, Tillor conserva la versión anterior. En la pestaña Historial ves las versiones con lo que cambió, por ejemplo 1 paso añadido o Disposición o conexiones cambiadas, y quién o qué hizo el cambio (por ejemplo A través de la API). Con Restaurar pones una versión en el lienzo. Eso cuenta como cambio sin guardar: guarda para conservar la versión, o deshaz.
Atajos de teclado
| Tecla | Qué hace |
|---|---|
| Ctrl/Cmd + S | Guardar |
| Ctrl/Cmd + Z | Deshacer |
| Ctrl/Cmd + Shift + Z o Ctrl/Cmd + Y | Rehacer |
| Ctrl/Cmd + C, Ctrl/Cmd + V | Copiar y pegar los pasos seleccionados |
| Ctrl/Cmd + D | Duplicar los pasos seleccionados |
| Ctrl/Cmd + A | Seleccionar todo |
| Delete o Backspace | Eliminar los pasos o las líneas seleccionados |
| Esc | Quitar la selección |
Guardar y activar
Tillor no guarda automáticamente. Haz clic en Guardar (o pulsa Ctrl/Cmd + S) para conservar tus cambios. El botón está activo en cuanto algo ha cambiado y el nombre no está vacío.
Si la automatización está activada, solo puedes guardar cuando ya no quedan problemas. Un flujo en marcha debe seguir siendo siempre válido. Resuelve los problemas, o pon primero la automatización en pausa.
Con el interruptor Activo activas la automatización. Eso también guarda el flujo de inmediato. El interruptor no funciona mientras haya problemas, con la explicación Corrige primero los problemas pendientes. Después, la automatización se inicia con cada evento que encaje. Puede tardar medio minuto en que un cambio surta efecto en todas partes.
Si más tarde modificas un flujo activado, los cambios solo valen para las ejecuciones nuevas. Las ejecuciones que ya están en curso o esperan en un retraso terminan con el flujo tal como era cuando empezaron.
Tu primera automatización: una tarea tras la salida
Este ejemplo crea una tarea cuando termina una ocupación.
- Haz clic en Nueva automatización y elige Revisar la parcela tras la salida
- Haz clic en el disparador. En Evento figura
occupation:ended - Haz clic en el paso Crear tarea. Modifica el Título, la Descripción y la Prioridad, o elige en Añadir al tablero un tablero y una Columna
- Abre la pestaña Ejecución de prueba y haz clic en Ejecutar prueba. Ves qué pasos recorrería el flujo
- Haz clic en Guardar y activa Activo
- Finaliza una ocupación y mira en la pestaña Ejecuciones qué ha ocurrido
Solicitar un paso o un evento
¿Echas en falta un disparador, una condición o una acción? Haz clic en Solicitar un paso bajo la lista de pasos. En la lista de eventos del disparador hay también un enlace ¿Falta un evento? Solicítalo.
- En ¿Qué necesitas? elige uno entre Un disparador o evento, Una condición o filtro, Una acción u Otra cosa
- En ¿Qué debería hacer? describe qué quieres automatizar. Escribe al menos 10 caracteres, como máximo 1000
- Haz clic en Enviar solicitud
Tu solicitud va al equipo de Tillor, junto con tu nombre y el nombre de tu organización. Recibes un aviso de que la solicitud se ha enviado.
¿Qué ocurre después?
- Una automatización nueva está en pausa. No pasa nada hasta que activas Activo.
- Tras activarla, la automatización se inicia con cada evento que encaje. Puede tardar medio minuto en que un cambio surta efecto en todas partes.
- Cada inicio es una ejecución. Las ves en la pestaña Ejecuciones, con el estado Completada, En espera, Fallida o Cancelada.
- Si una ejecución falla, quien creó la automatización recibe un correo, como máximo uno por hora y automatización.
- Si modificas un flujo en marcha, los cambios solo valen para las ejecuciones nuevas. Lo que ya está en curso o en espera termina con el flujo antiguo.
- Las tareas y los comentarios que crea la automatización figuran a nombre de Flujo de trabajo. Consulta ¿Quién ejecuta una automatización?.