Créer et modifier une facture
Créez une facture brouillon pour un client et remplissez les lignes, afin de pouvoir ensuite la comptabiliser.
Dernière mise à jour le
Une nouvelle facture est toujours un brouillon : vous la créez sur le profil du client et vous remplissez les lignes. Tant qu'elle est un brouillon, vous pouvez ajouter, modifier, déplacer et supprimer des lignes. Ensuite, vous la comptabilisez.
Avant de commencer :
- Le client existe déjà dans Tillor. Voir Gestion des clients.
- Pour les produits avec un terrain ou une occupation, le client a une occupation sur ce terrain. Sans occupation, vous créez une offre que vous ne pouvez pas comptabiliser.
Créer une facture
Vous créez les factures sur le profil du client, pas depuis AdministrationFactures.
Ouvrez le client
Allez à ClientsRécapitulatif et ouvrez le profil du client.
Créez la facture
Dans le bloc Factures, cliquez sur Nouvelle facture. Tillor crée une facture brouillon et ouvre aussitôt la page de la facture.
La facture reçoit un numéro de brouillon provisoire. Le numéro de facture définitif, la date de facture et la date d'échéance n'arrivent qu'à la comptabilisation.
Ajouter et modifier des lignes
Sur la page de la facture, un tableau contient les lignes de facture. En bas se trouve une ligne vide dans laquelle vous commencez une nouvelle ligne.
Choisissez un produit ou saisissez une description
Choisissez un Produit dans la liste, et Tillor remplit la Description et le prix. Vous pouvez aussi saisir vous-même une description.
Remplissez la quantité et le prix
Adaptez la Quantité et le Prix (TTC) par unité si nécessaire. Le Total de la ligne est calculé automatiquement. Si le réglage de la TVA par ligne est activé pour votre organisation, vous choisissez aussi le taux de TVA.
Ajoutez une note (facultatif)
Sous le tableau, vous pouvez remplir une Note (Optionnel). Ce texte figure sur la facture et est visible pour le client.
Les modifications sont enregistrées automatiquement presque aussitôt. Vous pouvez aussi cliquer sur Enregistrer les modifications, ou sur Annuler pour annuler les modifications non enregistrées.
Réorganiser ou supprimer des lignes
- Faites glisser une ligne par la poignée à sa gauche pour changer l'ordre.
- Cliquez sur la croix à droite d'une ligne pour la supprimer.
Sur la chronologie Événements à côté de la facture, vous voyez ce qui a été modifié et quand, avec l'avant et l'après des champs et des lignes.
Lignes avec une action
Si le produit choisi a une action sur la ligne de facture, des champs supplémentaires apparaissent sous la ligne. Les actions d'un produit se définissent sur le produit lui-même. Voir Actions de produit.
| Action | Ce que vous remplissez sur la facture |
|---|---|
| Recharger Tag NFC | Le tag à recharger. Après le paiement, Tillor ajoute le montant au solde du tag. |
| Période | Dates de début et de fin, et pour un produit avec terrain aussi le Terrain (dans une liste ou Choisir sur la carte). |
| Prolonger l'occupation | Le terrain pour lequel vous prolongez l'occupation, plus les dates de début et de fin. |
| Demander les coordonnées | Adresse e-mail et numéro de téléphone du client. S'ils sont obligatoires, vous ne pouvez pas comptabiliser sans eux. |
| Créer une méthode d'accès | Le type de méthode d'accès et éventuellement une plaque d'immatriculation ou un code PIN. |
| Afficher une alerte | Rien. Vous voyez seulement une alerte avec le texte défini sur le produit. |
| Empêcher la comptabilisation | Rien. La facture ne peut pas être comptabilisée tant que la ligne y figure. |
Choisir la période et le terrain
Pour une ligne avec Période, vous choisissez une date de début et une date de fin. Dessous, vous voyez le nombre de jours et la Quantité que Tillor facture. Si la période ne correspond pas exactement à une semaine ou à un mois du produit, Tillor arrondit à l'unité supérieure et Arrondi s'affiche. Avec la case Pro rata, vous facturez au contraire une semaine ou un mois partiel au prorata. Cette case n'apparaît que pour les produits avec une période d'une semaine ou d'un mois.
Si le produit demande un terrain, vous choisissez d'abord la période, puis le Terrain.
À la comptabilisation, Tillor crée la réservation. Une carte apparaît ensuite sur la ligne, avec numéro de réservation, statut, terrain et dates. Le fait que le client soit enregistré aussitôt dépend du produit : avec Enregistrer l'arrivée à la validation, cela se fait à la comptabilisation, avec Enregistrer l'arrivée au paiement seulement une fois la facture payée. Un acompte ne fait que réserver le terrain.
Prolonger une occupation
Avec Prolonger l'occupation, vous facturez une période pour une occupation du client, par exemple des frais de stationnement.
Choisissez le terrain
Dans Sélectionner l'occupation active, choisissez le terrain. La liste affiche les occupations actives du client.
Choisissez la période
Choisissez la Date de début. Tillor ouvre ensuite aussitôt le calendrier pour la Date de fin. Sous les dates, vous voyez jusqu'à quand l'occupation est actuellement facturée, ainsi que le nombre de jours et la quantité couverts par la ligne.
Réglez l'arrondi
La case Arrondir à la prochaine limite de période est activée par défaut. La ligne se termine alors à la prochaine limite de période de la fréquence de location, de sorte que le client suit à terme le même cycle. Avec la case décochée, la ligne dure exactement une période à partir de la date de début.
La ligne reçoit une description sous la forme Nom du produit | Nom du terrain | Période. La date de fin compte comme dernier jour, et une demi-période est aussi facturée pour moitié.
Si l'occupation a déjà une date Payé jusqu'au et que l'arrondi est activé, la nouvelle ligne commence le lendemain. Si Payé jusqu'au est encore vide, vous choisissez vous-même la date de début et Tillor calcule la date de fin jusqu'à la prochaine limite de période. Ce qui se passe avec Payé jusqu'au et Facturé jusqu'au après la comptabilisation et le paiement est décrit dans Occupations.
Deux cases supplémentaires aident dans des situations exceptionnelles :
- Afficher tous les terrains (offre) vous permet de choisir un terrain quelconque pour créer une offre. Si le client n'a pas ce terrain en occupation, vous ne pouvez pas comptabiliser la facture. Les utilisateurs avec l'autorisation Corrections de factures peuvent tout de même comptabiliser une telle facture, voir Comptabiliser une facture.
- Marquer en crédit (remboursement) transforme la ligne en remboursement. La quantité devient négative et la période va d'aujourd'hui à Payé jusqu'au. Avec Arrondir à la limite de période, vous arrondissez cela à une limite de période.
Que se passe-t-il ensuite ?
- Les modifications sont enregistrées automatiquement presque aussitôt. La chronologie Événements montre qui a modifié quoi.
- Rien n'est envoyé au client et rien ne change pour les occupations ou les tags. Cela n'arrive qu'à la comptabilisation et au paiement.
- Un brouillon avec une ligne Empêcher la comptabilisation ne peut pas être comptabilisé.
- Vous supprimez un brouillon avec Supprimer la facture dans le menu d'actions.