Criar e editar uma fatura
Crie um rascunho de fatura para um cliente e preencha as linhas, para o poder lançar depois.
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Uma nova fatura é sempre um rascunho: cria-a no perfil do cliente e preenche as linhas. Enquanto for um rascunho, pode adicionar, ajustar, mover e eliminar linhas. Depois lança-a.
Antes de começar:
- O cliente já existe no Tillor. Veja Gestão de clientes.
- Para produtos com uma parcela ou ocupação, o cliente tem uma ocupação nessa parcela. Sem ocupação, cria uma proposta que não pode lançar.
Criar uma fatura
As faturas criam-se no perfil do cliente, não em AdministraçãoFaturas.
Abra o cliente
Vá a ClientesVisão geral e abra o perfil do cliente.
Crie a fatura
No bloco Faturas, clique em Nova fatura. O Tillor cria um rascunho de fatura e abre logo a página da fatura.
A fatura recebe um número de rascunho provisório. O número de fatura definitivo, a data da fatura e a data de vencimento só surgem ao lançar.
Adicionar e ajustar linhas
Na página da fatura há uma tabela com as linhas da fatura. No fim há uma linha vazia onde começa uma nova linha.
Escolha um produto ou escreva uma descrição
Escolha um Produto da lista e o Tillor preenche a Descrição e o preço. Também pode escrever você mesmo uma descrição.
Preencha a quantidade e o preço
Ajuste a Quantidade e o Preço (c/ IVA) por unidade, se necessário. O Total da linha é calculado automaticamente. Se a definição de IVA por linha estiver ativa para a sua organização, escolhe também a taxa de IVA.
Adicione uma nota (opcional)
Por baixo da tabela pode preencher uma Nota (opcional). Esse texto fica na fatura e é visível para o cliente.
As alterações são guardadas automaticamente quase de imediato. Também pode clicar em Guardar alterações, ou em Cancelar para desfazer alterações não guardadas.
Reordenar ou eliminar linhas
- Arraste uma linha pela pega à esquerda para alterar a ordem.
- Clique na cruz à direita de uma linha para a eliminar.
Na linha do tempo Eventos ao lado da fatura vê o que foi alterado e quando, com o antes e depois dos campos e linhas.
Linhas com uma ação
Se o produto escolhido tem uma ação na linha da fatura, aparecem campos extra por baixo da linha. Que ações um produto tem, define-o no próprio produto. Veja Ações de produto.
| Ação | O que preenche na fatura |
|---|---|
| Carregar etiqueta NFC | A etiqueta a carregar. Após o pagamento, o Tillor soma o montante ao saldo da etiqueta. |
| Período | Data de início e de fim e, num produto com parcela, também a Parcela (numa lista ou Escolher no mapa). |
| Prorrogar período de ocupação | A parcela para a qual prorroga a ocupação, mais data de início e de fim. |
| Pedir dados de contacto | Endereço de e-mail e número de telefone do cliente. Se forem obrigatórios, não pode lançar sem eles. |
| Criar método de acesso | O tipo de método de acesso e, eventualmente, uma matrícula ou um PIN. |
| Mostrar alerta | Nada. Só vê um alerta com o texto definido no produto. |
| Impedir lançamento | Nada. A fatura não pode ser lançada enquanto a linha lá estiver. |
Escolher o período e a parcela
Numa linha com Período escolhe uma data de início e de fim. Por baixo vê o número de dias e a Quantidade que o Tillor cobra. Se o período não coincide exatamente com uma semana ou um mês do produto, o Tillor arredonda por excesso e aparece Arredondado por excesso. Com a caixa Pro rata cobra uma semana ou um mês parcial proporcionalmente. Essa caixa só aparece em produtos com período semanal ou mensal.
Se o produto pede uma parcela, escolhe primeiro o período e depois a Parcela.
Ao lançar, o Tillor cria a reserva. Na linha aparece depois um cartão com número de reserva, estado, parcela e datas. Se o cliente regista logo a entrada depende do produto: com Registar entrada ao reservar acontece ao lançar, com Registar a entrada no pagamento só quando a fatura estiver paga. Um adiantamento apenas reserva a parcela.
Prorrogar uma ocupação
Com Prorrogar período de ocupação fatura um período para uma ocupação do cliente, por exemplo o estacionamento.
Escolha a parcela
Em Selecionar ocupação ativa escolha a parcela. A lista mostra as ocupações ativas do cliente.
Escolha o período
Escolha a Data de início. Depois o Tillor abre logo o calendário para a Data de fim. Por baixo das datas vê até quando a ocupação está faturada e quantos dias e que quantidade a linha abrange.
Defina o arredondamento
A caixa Arredondar para o limite do período seguinte está ativa por predefinição. Então a linha termina no limite de período seguinte da frequência de aluguer, de modo que o cliente siga o mesmo ciclo a prazo. Com a caixa desativada, a linha dura exatamente um período a partir da data de início.
A linha recebe uma descrição no formato Nome do produto | Nome da parcela | Período. A data de fim conta como último dia, e meio período também é cobrado a metade.
Se a ocupação já tem uma data Pago até e o arredondamento está ativo, a nova linha começa no dia seguinte. Se Pago até ainda estiver vazio, escolhe você a data de início e o Tillor calcula a data de fim até ao limite de período seguinte. O que acontece com Pago até e Faturado até após lançar e pagar está em Ocupações.
Duas caixas extra ajudam em situações excecionais:
- Mostrar todas as parcelas (proposta) permite-lhe escolher uma parcela qualquer para criar uma proposta. Se o cliente não tem essa parcela em ocupação, não pode lançar a fatura. Os utilizadores com a permissão Correções de fatura podem ainda assim lançar essa fatura, veja Lançar uma fatura.
- Marcar como crédito (reembolso) transforma a linha num reembolso. A quantidade fica negativa e o período vai de hoje até Pago até. Com Arredondar para o limite do período arredonda isso a um limite de período.
O que acontece a seguir?
- As alterações são guardadas automaticamente quase de imediato. A linha do tempo Eventos mostra quem alterou o quê.
- Nada vai para o cliente e nada muda em ocupações ou etiquetas. Isso só acontece ao lançar e no pagamento.
- Um rascunho com uma linha Impedir lançamento não pode ser lançado.
- Um rascunho elimina-se com Eliminar fatura no menu de ações.