Groupes de paiements
Regroupez plusieurs paiements sous un nom et liez-les en une fois à une facture comptabilisée.
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Un groupe de paiements regroupe plusieurs paiements entrants sous un nom, afin que vous puissiez les lier en une fois à une facture comptabilisée. Pratique si vous ne voulez pointer qu'à la fin de la journée ou d'une activité.
Exemples :
- Clôturer un service de caisse : tous les paiements par carte de la journée sont dans un groupe. Vous les liez à la facture du chiffre d'affaires journalier.
- Facturer une activité : les participants paient à l'avance en ligne. Lors de la comptabilisation, vous liez tout le groupe à la facture.
- Une réservation avec acompte et solde : l'acompte et le paiement final sont dans un même groupe et sont assignés en une fois.
Les règles
- Un groupe a le statut Ouvert (pas encore lié) ou Affecté (déjà lié à une facture).
- Un groupe n'a pas de client propre. Le client découle de la facture à laquelle vous liez le groupe.
- Les paiements d'un groupe ne se déplacent qu'ensemble. Vous ne pouvez pas rattacher un paiement isolé d'un groupe à une autre facture.
- Vous ne pouvez lier un groupe qu'à une facture comptabilisée. Les factures brouillon peuvent encore changer ou disparaître.
Lier un groupe à une facture
Ouvrez les groupes de paiements
Allez dans AdministrationPaiements et regardez sous Groupes de paiements. La liste n'affiche par défaut que les groupes ouverts. Modifiez le filtre Statut pour voir aussi les groupes affectés.
Choisissez Assigner
Ouvrez le menu d'actions (trois points) d'un groupe ouvert et choisissez Assigner.
Choisissez la facture
Sélectionnez la facture comptabilisée à laquelle tout le groupe doit être lié.
Confirmez
Cliquez sur Assigner dans la fenêtre. Tous les paiements du groupe vont en une fois vers cette facture, et le groupe obtient le statut Affecté.
Vous pouvez aussi le faire depuis la facture. Choisissez-y Assigner un paiement dans le menu d'actions, allez dans l'onglet Groupes de paiements et cliquez sur Assigner le groupe.
Que se passe-t-il ensuite ?
Un groupe affecté figure sur le PDF de la facture sous la forme d'une ligne avec le total du groupe. Vous dépliez les paiements individuels dans l'aperçu des paiements de la facture. Le groupe lui-même apparaît dans les détails de chaque paiement qu'il contient.
Si le groupe contient un paiement Mollie qui existe déjà chez Mollie, Synchroniser apparaît à côté de Assigner. Cette action récupère en même temps les données actuelles de tous les paiements concernés du groupe. Cela aide si vous doutez du statut ou si une notification a été manquée. Un groupe vide peut être supprimé avec Supprimer.
Comment les paiements arrivent-ils dans un groupe ?
Votre système de caisse ou d'activités peut transmettre un nom de groupe lors de la création d'un paiement Mollie. Tillor crée alors lui-même un groupe, ou utilise un groupe ouvert existant, et y place le paiement. Les champs correspondants se trouvent dans Métadonnées Mollie.