Szczegóły zadania

W oknie szczegółów zadania zapisujesz wszystko: kto je wykonuje, kiedy ma być gotowe, ile w nim czasu i z czym jest powiązane. Kliknij zadanie, aby otworzyć okno. Po lewej są nazwa, opis i elementy takie jak podzadania i komentarze. Po prawej są właściwości, takie jak status, priorytet i termin. Zmiany w istniejącym zadaniu są zapisywane od razu. Tylko opis zapisujesz sam przyciskiem Zapisz.

Zadanie możesz też otworzyć bezpośrednio przez link. Skopiuj go z menu z trzema kropkami w prawym górnym rogu okna, zobacz Menu zadania.

Tworzenie zadaniaKopiuj link do tej sekcji

Zadania tworzysz w różnych miejscach: na górze kolumny tablicy (Nowe zadanie), na karcie Zadania dla Pana/Pani na pulpicie, na stronie klienta albo z rozmowy, faktury lub innego elementu, zobacz Zadania na innych stronach.

1. Kliknij Nowe zadanie
2. Wpisz Nazwa. Reszta jest opcjonalna
3. Ewentualnie dodaj podzadania w polu Dodaj podzadanie: wpisz nazwę i naciśnij Enter. Możesz dodać ich do 50
4. Kliknij Utwórz albo naciśnij Cmd lub Ctrl razem z Enter

Na górze okna jest widok, do którego trafi zadanie. Jeśli tworzysz zadanie z kolumny tablicy, automatycznie dostaje ten widok i tę kolumnę. Możesz wybrać inny albo usunąć widok.

Jako osoba przypisana jesteś wpisany Ty sam. Jeśli usuniesz siebie i nie wybierzesz nikogo, zadanie nie ma przypisanej osoby. Blokady i poświęcony czas dodajesz po utworzeniu zadania.

WłaściwościKopiuj link do tej sekcji

• Status i Priorytet - zobacz przegląd
• Przypisano do - jeden lub więcej współpracowników albo grup. Szukaj w polu Szukaj osób lub grup.... Jeśli przypiszesz grupę, zadanie dotyczy wszystkich, którzy w danej chwili do niej należą
• Klient - powiąż jednego lub więcej klientów przyciskiem Dodaj klienta
• Etykiety - zobacz Etykiety. Brakującą etykietę utworzysz od razu, wpisując nazwę i wybierając Utwórz [nazwa]
• Termin - ostateczna data, wraz z godziną. Jeśli termin minął, czas względny jest czerwony
• Przypomnienie - data i godzina, o której chcesz dostać powiadomienie, ewentualnie powtarzalne
• Powiadomienia - gdy ustawisz przypomnienie lub termin, wybierasz, czy chcesz E-mail i/lub Powiadomienie push. Obie opcje są domyślnie włączone
• Utworzone przez - kto utworzył zadanie
• Pola niestandardowe - pola, które Twoja organizacja sama dodała do zadań. Zmiany są zapisywane od razu. Zobacz Pola niestandardowe
• Widok - kliknij nazwę widoku w lewym górnym rogu, aby wybrać, na których listach jest zadanie i w której kolumnie. Przy widoku filtrowanym wybierasz tylko kolumnę
• Prywatne - jeśli jest kłódka z napisem Prywatne, zadanie jest tylko w widokach osobistych, zobacz Zadania prywatne

Zadanie może też mieć Opis. Opis obsługuje Markdown do formatowania.

Powtarzające się przypomnieniaKopiuj link do tej sekcji

Przypomnienie może się powtarzać, aż zadanie zostanie ukończone:

1. Najpierw ustaw Przypomnienie (datę i godzinę)
2. Kliknij pole powtarzania poniżej (domyślnie Nie powtarza się)
3. Wybierz Codziennie, Każdy dzień roboczy (pon – pt), Co tydzień, Co miesiąc, Co rok lub Niestandardowe…

Przy Niestandardowe… tworzysz własny harmonogram:

• Powtarzaj co - liczba dni, tygodni, miesięcy lub lat
• Powtarzaj w - przy harmonogramie tygodniowym dni tygodnia, w które przypomnienie może przyjść
• Kończy się - Nigdy, W dniu lub Po określonej liczbie razy

Jeśli przypomnienie wypada w dniu, który wykluczyłeś, przesuwa się bez powiadomienia na najbliższy dozwolony dzień. Powtarzanie kończy się, gdy zadanie ma status Ukończone albo harmonogram się skończy.

Powiązane elementyKopiuj link do tej sekcji

W sekcji Powiązane elementy widzisz, z czym jest związane zadanie. Możesz powiązać po kilka elementów każdego rodzaju: działki, faktury, rezerwacje, liczniki, rozmowy telefoniczne, transakcje bankowe, produkty i rozmowy ze skrzynki. Zadanie może być też powiązane z komentarzem. Zadanie dotyczące transakcji bankowej tworzysz z menu transakcji w Transakcje bankowe przez Utwórz zadanie. Zadanie dotyczące produktu, na przykład sprawdzenia konta księgowego, tworzysz na stronie produktu z menu ⋯ przez Utwórz zadanie; otwarte zadania produktu są na górze tej strony.

Dodatkowy element powiążesz plusikiem przy Powiązane elementy (podpowiedź Powiąż element). Szukaj klienta, działki, licznika, faktury, rezerwacji lub produktu. Jeśli wybrany element należy do klienta, Tillor pyta Powiązać też [klient]?:

• Powiąż oba - zadanie pojawia się też przy kliencie
• Tylko ten element - klient nie jest powiązany z zadaniem

Przyciskiem Odłącz usuwasz powiązanie. Powiązane zadania, które są jeszcze otwarte, pojawiają się na stronie elementu w sekcji Otwarte zadania.

ZałącznikiKopiuj link do tej sekcji

W sekcji Załączniki dodajesz pliki do zadania. Kliknij plusik albo wklej plik, naciskając Cmd lub Ctrl i V w dowolnym miejscu okna.

PodzadaniaKopiuj link do tej sekcji

Zadanie może mieć podzadania, czyli listę kontrolną w oknie szczegółów. Jest tylko jeden poziom: podzadanie samo nie może mieć podzadań.

1. Otwórz zadanie nadrzędne albo wypełnij je już podczas tworzenia zadania
2. W polu Dodaj podzadanie wpisz nazwę i naciśnij Enter
3. Zaznacz podzadanie, aby ustawić je jako Ukończone. Zaznacz je ponownie, aby je przywrócić
4. Kliknij nazwę, aby ją zmienić, albo kosz, aby usunąć podzadanie
5. Przeciągnij podzadanie za uchwyt, aby zmienić kolejność. Przyciskiem Dodaj opis dodasz podzadaniu też opis

Przy nowym zadaniu podzadania są tworzone razem z zadaniem, w kolejności, w jakiej je wpisałeś. Podzadania nie występują jako osobne karty na tablicach, w tabelach ani w kalendarzu. Na zadaniu widzisz licznik, taki jak 2/5. Jeśli ustawisz zadanie nadrzędne jako Ukończone, wszystkie otwarte podzadania też zostaną ukończone. W drugą stronę nie musi tak być: możesz zakończyć zadanie nadrzędne, mimo że podzadania są otwarte.

Blokady i zależnościKopiuj link do tej sekcji

Czasem zadanie może się zacząć lub zakończyć dopiero, gdy inne jest gotowe. W oknie szczegółów zapisujesz to tak:

• Zablokowane przez - zadania, które muszą być gotowe wcześniej. Dodaj je przyciskiem Dodaj blokujące zadanie
• Blokuje inne zadania - zadania, które czekają na to zadanie. Dodaj je przyciskiem Dodaj zablokowane zadanie

Przy każdej grupie widzisz, ile zadań jest jeszcze otwartych (na przykład 2 wciąż otwarte). Szukaj zadań w polu Szukaj zadań... i usuń powiązanie przyciskiem Usuń powiązanie. Na karcie zadania pod nazwą jest wiersz taki jak Zablokowane przez 1 zadanie. Możesz filtrować po zablokowanych zadaniach, zobacz Filtrowanie.

Blokada Cię nie powstrzymuje. Jeśli spróbujesz zaznaczyć zablokowane zadanie, Tillor pyta Zakończyć zablokowane zadanie? i kończy je dopiero, gdy wybierzesz Zakończ mimo to.

Blokadę dodasz też z menu z trzema kropkami w prawym górnym rogu okna, przez Dodaj blokujące zadanie i Dodaj zablokowane zadanie.

Poświęcony czasKopiuj link do tej sekcji

Obok Poświęcony czas w oknie szczegółów jest suma. Kliknij ją, aby zapisać czas.

Masz dwa sposoby:

• Timer. Kliknij Zacznij, pracuj nad zadaniem i kliknij przycisk stopu, gdy skończysz. Czas jest zapisywany w zadaniu wraz z sekundami
• Wpisanie po fakcie. Wpisz czas trwania, na przykład 1:30, 90 (minut), 1u 30m lub 1.5h. Wszystkie cztery oznaczają półtorej godziny. Ewentualnie dodaj notatkę w polu Co zostało zrobione? (opcjonalnie) i kliknij Zapisz

Czas jest zapisywany na dzień dzisiejszy. Na liście przy każdym wpisie widzisz, kto go dodał, datę, notatkę i czas trwania. Współpracownicy widzą swoje wpisy nawzajem, ale usunąć możesz tylko własne, przez kosz, który pojawia się po najechaniu myszą na wiersz.

TimerKopiuj link do tej sekcji

• Działający timer biegnie dalej, gdy przejdziesz na inną stronę. Jest wtedy małą kartą w prawym dolnym rogu, z przyciskami do wstrzymania (Wstrzymaj), wznowienia (Wznów), Zapisz etap i zatrzymania (Zakończ). Kliknij nazwę zadania, aby wrócić
• Przyciskiem Zapisz etap zapisujesz dotychczasowy fragment, z krótką notatką o tym, czym się zajmowałeś, a timer działa dalej
• Możesz liczyć czas tylko na jednym zadaniu naraz. Dopóki Twój timer działa, Zacznij przy innych zadaniach jest wyłączone
• Jeśli przez dziesięć minut nie używasz myszy ani klawiatury, timer wstrzymuje się w ostatnim momencie, w którym byłeś aktywny
• Współpracownicy widzą w oknie zadania, że pracujesz (Pracuje) albo masz przerwę (Wstrzymane). Ten czas liczy się do sumy dopiero po zapisaniu

Komentarze i aktywnośćKopiuj link do tej sekcji

Na dole okna jest sekcja Komentarze. Przyciskiem Dodaj komentarz piszesz komentarz. W komentarzu możesz wspomnieć współpracowników, aby dostali powiadomienie. Pod spodem jest aktywność: oś czasu utworzenia i zmian, a przy zmianie widać, co było przed i po.

Menu zadaniaKopiuj link do tej sekcji

W prawym górnym rogu okna jest menu z trzema kropkami.

• Dodaj blokujące zadanie i Dodaj zablokowane zadanie zapisują zależność
• Drukuj ma trzy opcje. Drukuj (A4) otwiera okno drukowania przeglądarki z plikiem PDF zadania. Wyślij do drukarki A4 i Wyślij do drukarki termicznej (POS) wysyłają zadanie na Twoją drukarkę, na przykład drukarkę paragonów. Te dwie opcje wybierzesz tylko wtedy, gdy Twoja organizacja ma connector z drukarką, zobacz Drukarka
• Kopiuj link kopiuje link, który od razu otwiera zadanie. Kto otworzy link, musi mieć prawo do zobaczenia zadania
• Usuń jest na dole, zobacz Usuwanie zadania

Wydruk pokazuje nazwę, status, priorytet, termin i opis, a w sekcji Powiązane elementy klientów, faktury, rezerwacje, działki i liczniki, z którymi zadanie jest związane. Jeśli zadanie ma blokady, są też zadania, które je blokują, i zadania, które samo blokuje. Grupa bez elementów jest pomijana.

Zadania z przyciskami wyboruKopiuj link do tej sekcji

Niektóre zadania, na przykład z automatyzacji z krokiem Poproś o decyzję, wymagają decyzji. Zamiast znacznika wyboru na zadaniu są przyciski, a nad nimi napis Wybierz akcję, aby zakończyć to zadanie. Klikasz przycisk i zadanie jest zakończone.

• Jeśli wybór wymaga uzasadnienia, Tillor najpierw otwiera okno z pytaniem Dlaczego ten wybór?, w którym wpisujesz notatkę
• Jeśli wybór wymaga potwierdzenia, Tillor najpierw pokazuje okno. Dokonanego wyboru nie da się już cofnąć z poziomu zadania
• Potem na zadaniu widać, jaki wybór został dokonany i przez kogo
• Wybierać może osoba przypisana do zadania oraz administrator. Jeśli nikt nie jest przypisany, wybierać może każdy, kto widzi zadanie

Tak zadanie i automatyzacja są ze sobą powiązane:

Zadanie utworzone przez automatyzację, które może zakończyć tylko przepływ, pokazuje zamiast znacznika wyboru tekst Kończy ją automatyzacja. Nie możesz go wtedy ukończyć i w menu nie ma Usuń.

Szybka zmiana statusu i zaznaczanieKopiuj link do tej sekcji

Bez otwierania okna możesz:

• Zaznaczyć pole po lewej od nazwy zadania, aby ustawić zadanie jako Ukończone. Jeśli je odznaczysz, wraca do W toku
• Kliknąć trzy kropki na karcie zadania albo kliknąć kartę prawym przyciskiem myszy, aby otworzyć szybkie menu z Edytuj, Status, Priorytet, Przypomnienie, Termin, Etykiety, Widoki i Usuń. Etykiety są tam tylko wtedy, gdy istnieją etykiety, a Widoki tylko wtedy, gdy są listy, do których sam dodajesz zadania

Usuwanie zadaniaKopiuj link do tej sekcji

Wybierz Usuń w szybkim menu zadania albo w menu z trzema kropkami w oknie zadania i potwierdź. Nie można tego cofnąć, a ewentualne podzadania znikają razem z nim. Usunięcie jest zapisywane w dzienniku aktywności.

Przy zadaniu, które może zakończyć tylko automatyzacja, Usuń nie ma w menu. Jeśli takie zadanie zostanie mimo to usunięte w inny sposób, automatyzacja czekająca na jego zakończenie kończy się błędem.

Co dzieje się potem?Kopiuj link do tej sekcji

• Zmiany w istniejącym zadaniu są zapisywane od razu. Tylko opis zapisujesz sam przyciskiem Zapisz.
• Jeśli przypiszesz zadanie, ten współpracownik (albo członkowie grupy) dostaje powiadomienie. Zobacz Powiadomienia.
• Jeśli ustawisz zadanie jako Ukończone, otwarte podzadania też zostają ukończone, a przypisani współpracownicy i autor dostają powiadomienie, z wyjątkiem Ciebie. W ręcznie sortowanej liście zadanie opada na dół.
• Przypomnienie lub termin wysyła powiadomienia, dopóki zadanie nie zostanie ukończone.
• Zadanie utworzone przez automatyzację może samo uruchomić automatyzację, na przykład przy zmianie statusu albo gdy ktoś wybierze przycisk wyboru.
• Usunięcia nie można cofnąć. Usunięcie jest zapisywane w dzienniku aktywności.

Problemy?Kopiuj link do tej sekcji

Zobacz teżKopiuj link do tej sekcji