Zahlungsgruppen
Bündle mehrere Zahlungen unter einem Namen und hänge sie in einem Schritt an eine gebuchte Rechnung.
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Eine Zahlungsgruppe bündelt mehrere eingehende Zahlungen unter einem Namen, damit du sie in einem Schritt einer gebuchten Rechnung zuordnen kannst. Praktisch, wenn du erst am Ende des Tages oder einer Aktivität abgleichen möchtest.
Beispiele:
- Eine Kassenschicht abschließen: Alle Kartenzahlungen des Tages sind in einer Gruppe. Du ordnest sie der Tagesumsatzrechnung zu.
- Eine Aktivität abrechnen: Teilnehmer zahlen vorab online. Beim Buchen ordnest du die ganze Gruppe der Rechnung zu.
- Eine Reservierung mit Anzahlung und Restbetrag: Anzahlung und Schlusszahlung sind zusammen in einer Gruppe und werden in einem Schritt zugewiesen.
Die Regeln
- Eine Gruppe hat den Status Offen (noch nicht zugeordnet) oder Zugewiesen (bereits einer Rechnung zugeordnet).
- Eine Gruppe hat keinen eigenen Kunden. Der Kunde ergibt sich aus der Rechnung, der du die Gruppe zuordnest.
- Zahlungen in einer Gruppe verschiebst du nur gemeinsam. Eine einzelne Zahlung aus einer Gruppe kannst du nicht an eine andere Rechnung hängen.
- Du kannst eine Gruppe nur einer gebuchten Rechnung zuordnen. Rechnungsentwürfe können sich noch ändern oder verschwinden.
Eine Gruppe einer Rechnung zuordnen
Öffne die Zahlungsgruppen
Gehe zu VerwaltungZahlungen und schau unter Zahlungsgruppen. Die Liste zeigt standardmäßig nur offene Gruppen. Passe den Filter Status an, um auch zugewiesene Gruppen zu sehen.
Wähle Verknüpfen
Öffne das Aktionsmenü (drei Punkte) bei einer offenen Gruppe und wähle Verknüpfen.
Wähle die Rechnung
Wähle die gebuchte Rechnung, der die ganze Gruppe zugeordnet werden soll.
Bestätige
Klicke im Fenster auf Verknüpfen. Alle Zahlungen der Gruppe gehen in einem Schritt an diese Rechnung, und die Gruppe erhält den Status Zugewiesen.
Du kannst es auch von der Rechnung aus tun. Wähle dort im Aktionsmenü Zahlung zuweisen, gehe zum Tab Zahlungsgruppen und klicke auf Gruppe zuweisen.
Was passiert danach?
Eine zugewiesene Gruppe steht im Rechnungs-PDF als eine Zeile mit der Summe der Gruppe. Die einzelnen Zahlungen klappst du in der Zahlungsübersicht der Rechnung auf. Die Gruppe selbst siehst du in den Details jeder Zahlung, die darin enthalten ist.
Enthält die Gruppe eine Mollie-Zahlung, die bei Mollie bereits existiert, steht neben Verknüpfen auch Synchronisieren. Diese Aktion ruft die aktuellen Daten aller geeigneten Zahlungen in der Gruppe gleichzeitig ab. Das hilft, wenn du beim Status unsicher bist oder eine Meldung verpasst wurde. Eine leere Gruppe kannst du mit Entfernen entfernen.
Wie kommen Zahlungen in eine Gruppe?
Dein Kassen- oder Aktivitätensystem kann beim Anlegen einer Mollie-Zahlung einen Gruppennamen mitgeben. Tillor legt dann selbst eine Gruppe an oder verwendet eine bestehende offene Gruppe und legt die Zahlung hinein. Die Felder dafür stehen unter Mollie-Metadaten.