Ein SEPA-Mandat unterschreiben lassen
Bitte einen Kunden, ein SEPA-Mandat zu unterschreiben, aus der Ferne per E-Mail oder an der Rezeption auf dem Tablet.
Zuletzt aktualisiert am
Mit einem SEPA-Mandat erlaubt ein Kunde, Rechnungen automatisch von seinem Bankkonto einzuziehen. Der Kunde unterschreibt das Mandat direkt in Tillor. Tillor bewahrt das unterschriebene Dokument beim Kunden auf, und danach kannst du Rechnungen einziehen lassen. Das steht unter Eine Rechnung einziehen.
Bevor du anfängst:
- Mandate müssen für deine Organisation aktiviert sein. Ist das nicht der Fall, meldet die Schaltfläche Mandat erstellen, dass du den Administrator kontaktieren musst.
- Der Kunde braucht eine E-Mail-Adresse.
- Ein Kunde kann nur eine Anfrage gleichzeitig offen haben.
Ein Mandat anfragen
Öffne den Kunden
Gehe zu KundenKundeRechnungen. Unten steht die Karte Mandate mit allen Mandaten und Anfragen des Kunden.
Klicke auf Mandat erstellen
Es öffnet sich ein Menü mit einer oder zwei Optionen. Wähle, wie der Kunde unterschreibt.
Wähle Mandatseinladung senden. Der Kunde erhält eine E-Mail mit einem Link zur Unterschriftsseite, und Tillor meldet Mandat zur Unterschrift an (E-Mail-Adresse des Kunden) gesendet.
Der Link gilt 14 Tage, bis einschließlich zum letzten Tag. Der Kunde muss keine IBAN angeben. Er wählt selbst, wie er das Mandat bestätigt.
Was macht der Kunde?
Der Kunde durchläuft mehrere Bildschirme. Auf dem Tablet sind es dieselben Bildschirme, mit ein paar Unterschieden, die weiter unten stehen.
Das Mandat ansehen
Die Seite Unterschreibe dein SEPA-Mandat für deine Organisation zeigt, wer der Gläubiger ist, für wen er einzieht und um welche Art von Zahlung es sich handelt. Der Kunde tippt auf Mandat unterschreiben.
Den Text akzeptieren
Der Kunde liest die Zusammenfassung oder über Vollständigen Mandatstext lesen den ganzen Text und setzt das Häkchen, dass er einverstanden ist.
Darunter steht ein zweites Häkchen, um das Mandat auch für Nebenkostenrechnungen (Wasser, Strom, Gas) zu nutzen. Dieses Häkchen ist standardmäßig gesetzt. Siehe Eine Rechnung einziehen.
Unterschreiben
Der Kunde unterschreibt mit dem Finger oder der Maus.
Die Bestätigung wählen
Unter Wie möchtest du ermächtigen? wählt der Kunde zwischen zwei Arten der Bestätigung.
- Eine kleine erste Zahlung mit der eigenen Bank oder Karte, zum Beispiel über iDEAL, Bancontact, Kreditkarte oder Apple Pay. Der Betrag liegt je nach Methode zwischen 0 und 1 Euro. So bestätigt die Bank, dass das Konto dem Kunden gehört, und der Kunde muss keine IBAN abtippen. Tillor zieht den Betrag von der nächsten Rechnung ab.
- Bankkonto (SEPA): Der Kunde trägt seine IBAN ein, bestätigt, dass das Konto ihm gehört, und gibt einen sechsstelligen Code ein. Dieser Code kommt per SMS auf die Telefonnummer des Kunden, oder per E-Mail, wenn keine Nummer bekannt ist.
Auf dem Tablet funktioniert der IBAN-Weg genauso: Der Code geht per SMS an das Telefon des Kunden. Wählt der Kunde die erste Zahlung, zeigt das Tablet einen QR-Code, den der Kunde mit seinem Handy scannt, um zu bezahlen.
Was passiert danach?
- Das Mandat erscheint in der Liste mit dem Status Unterschrieben, wird aktiviert, oder Wartet auf erste Zahlung, wenn der Kunde die kleine Zahlung gewählt hat.
- Sobald das Mandat beim Zahlungspartner gültig ist, wird der Status Aktiv. Der Kunde erhält eine Kopie des unterschriebenen Mandats per E-Mail.
- Tillor bewahrt das unterschriebene Dokument bei den Dokumenten des Kunden auf. Du öffnest es über das Menü beim Mandat mit Unterschriebenes Mandat öffnen. Das Dokument ist versiegelt und mit einem Zeitstempel versehen, sodass eine spätere Änderung in einem PDF-Reader sichtbar ist. Siehe Siegel und Zeitstempel.
- Wurde das Fenster des Kunden geschlossen, bevor die erste Zahlung fertig war, bleibt die Anfrage offen. Der Kunde kann über denselben Link erneut versuchen oder auf seine IBAN wechseln.
Status
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Wartet auf Unterschrift | Der Kunde hat noch nicht unterschrieben |
| Unterschrieben, wird aktiviert | Mit IBAN unterschrieben, Tillor legt das Mandat an |
| Wartet auf erste Zahlung | Unterschrieben, die kleine Zahlung muss noch gelingen |
| Aktiv | Du kannst das Mandat für Einzüge nutzen |
| Aktivierung fehlgeschlagen | Der Zahlungspartner hat das Mandat abgelehnt. Tillor versucht es später erneut |
| Link abgelaufen | Der Kunde hat nicht innerhalb von 14 Tagen unterschrieben |
| Abgebrochen | Du hast die Anfrage abgebrochen |
| Widerrufen | Das aktive Mandat wurde widerrufen |
Mandate, die außerhalb von Tillor eingerichtet wurden, zeigen die Status In Bearbeitung, Aktiv, Inaktiv und Abgebrochen. Nur ein aktives Mandat kannst du für Einzüge nutzen.
Erinnerungen vor dem Unterschreiben
Tillor sendet dem Kunden selbst Erinnerungen per E-Mail, solange die Anfrage offen ist: wenn noch 7 Tage übrig sind, zwei Tage vor dem Ablauf und am letzten Tag. Jede Erinnerung enthält einen frischen Signaturlink.
Möchtest du den Kunden selbst anstupsen? Wähle im Menü bei der Anfrage Erinnerung senden. Das Enddatum bleibt dann gleich. Ist der Link abgelaufen, oder möchtest du wieder 14 Tage geben, wähle Signaturlink erneut senden. Mehr zu diesen Aktionen steht unter Ein Mandat widerrufen oder erneut senden.
Möchtest du, dass eine Automatisierung reagiert, wenn eine Anfrage abläuft? Dafür gibt es den Trigger Mandatsanfrage abgelaufen, siehe Automatisierungen.