Dettagli dell'attività
Tutto ciò che puoi registrare in un'attività, dalla scadenza e dal promemoria alle sottoattività e al tempo impiegato
Ultimo aggiornamento il
Nella finestra di dettaglio di un'attività registri tutto: chi la svolge, entro quando va completata, quanto tempo richiede e a che cosa è collegata. Clicca su un'attività per aprire la finestra. A sinistra trovi il nome, la descrizione e le parti come sottoattività e commenti. A destra trovi le proprietà, come stato, priorità e scadenza. Le modifiche a un'attività esistente vengono salvate subito. Solo la descrizione la salvi tu con Salva.
Puoi anche aprire un'attività direttamente con un link. Copialo dal menu con i tre puntini in alto a destra nella finestra, vedi Il menu dell'attività.
Creare un'attività
Le attività si creano in vari punti: in cima a una colonna di una bacheca (Nuova attività), nella scheda Attività per Lei della dashboard, nella pagina del cliente, oppure da una conversazione, una fattura o un altro elemento, vedi Attività in altre pagine.
- Clicca su Nuova attività
- Inserisci un Nome. Il resto è facoltativo
- Se vuoi, aggiungi sottoattività in Aggiungi una sottoattività: digita un nome e premi Invio. Puoi inserirne fino a 50
- Clicca su Crea, oppure premi Cmd o Ctrl insieme a Invio
In cima alla finestra trovi la vista in cui finisce l'attività. Se crei l'attività da una colonna di una bacheca, riceve automaticamente quella vista e quella colonna. Puoi sceglierne un'altra o togliere la vista.
Sei già indicato tu come persona assegnata. Se ti rimuovi e non scegli nessuno, l'attività non ha una persona assegnata. I blocchi e il tempo impiegato si aggiungono dopo la creazione dell'attività.
Proprietà
- Stato e Priorità - vedi la panoramica
- Assegnato a - uno o più colleghi o gruppi. Cerca con Cerca persone o gruppi.... Se assegni un gruppo, l'attività vale per tutti coloro che in quel momento fanno parte del gruppo
- Clienti - collega uno o più clienti con Aggiungi un cliente
- Etichette - vedi Etichette. Un'etichetta mancante la crei subito digitando il nome e scegliendo Crea [nome]
- Scadenza - la data limite, con l'ora. Se la scadenza è passata, il tempo relativo diventa rosso
- Promemoria - una data e un'ora in cui vuoi ricevere un avviso, anche ripetuto
- Notifiche - non appena imposti un promemoria o una scadenza, scegli se vuoi un'E-mail e/o un Notifica push. Entrambi sono attivi per impostazione predefinita
- Creata da - chi ha creato l'attività
- Campi personalizzati - campi che la tua organizzazione ha aggiunto alle attività. Le modifiche vengono salvate subito. Vedi Campi personalizzati
- Vista - clicca in alto a sinistra sul nome della vista per scegliere in quali elenchi si trova l'attività e in quale colonna. In una vista filtrata scegli solo una colonna
- Privata - se c'è un lucchetto con Privata, l'attività compare solo nelle viste personali, vedi Attività private
Un'attività può avere anche una Descrizione. Supporta Markdown per la formattazione.
Promemoria ripetuti
Un promemoria può ripetersi finché l'attività non è completata:
- Imposta prima un Promemoria (data e ora)
- Clicca sul campo di ripetizione sotto (per impostazione predefinita Non si ripete)
- Scegli Ogni giorno, Ogni giorno feriale (lun – ven), Ogni settimana, Ogni mese, Ogni anno o Personalizzato…
Con Personalizzato… componi una pianificazione tutta tua:
- Ripeti ogni - un numero di giorni, settimane, mesi o anni
- Ripeti il - in una pianificazione settimanale, i giorni della settimana in cui il promemoria può arrivare
- Termina - Mai, In una data o Dopo un certo numero di volte
Se un promemoria cade in un giorno che hai escluso, slitta senza avviso al primo giorno consentito successivo. La ripetizione si ferma non appena l'attività è su Completato o la pianificazione termina.
Elementi collegati
In Elementi collegati vedi a che cosa è legata l'attività. Puoi collegarne più di ogni tipo: terreni, fatture, prenotazioni, contatori, telefonate, transazioni bancarie, prodotti e conversazioni della inbox. Un'attività può anche essere collegata a un commento. Un'attività su una transazione bancaria la crei dal menu della transazione in Transazioni bancarie con Crea attività. Un'attività su un prodotto, ad esempio il controllo del conto contabile, la crei nella pagina del prodotto dal menu ⋯ con Crea attività; le attività aperte del prodotto compaiono in cima a quella pagina.
Colleghi un elemento aggiuntivo con il segno più in Elementi collegati (tooltip Collega elemento). Cerca un cliente, un terreno, un contatore, una fattura, una prenotazione o un prodotto. Se l'elemento scelto appartiene a un cliente, Tillor chiede Collegare anche [cliente]?:
- Collega entrambi - l'attività compare anche presso il cliente
- Solo questo elemento - il cliente non viene collegato all'attività
Con Scollega rimuovi di nuovo un collegamento. Le attività collegate ancora aperte compaiono nella pagina dell'elemento in Attività aperte.
Allegati
In Allegati aggiungi file all'attività. Clicca sul segno più, oppure incolla un file con Cmd o Ctrl e V in un punto qualsiasi della finestra.
Sottoattività
Un'attività può avere sottoattività, una checklist nella finestra di dettaglio. C'è un solo livello: una sottoattività non può avere a sua volta sottoattività.
- Apri l'attività principale, oppure compilale già mentre crei un'attività
- In Aggiungi una sottoattività digita un nome e premi Invio
- Spunta una sottoattività per impostarla su Completato. Spuntala di nuovo per riportarla indietro
- Clicca sul nome per rinominarla, oppure sul cestino per eliminarla
- Trascina una sottoattività dalla maniglia per cambiare l'ordine. Con Aggiungi descrizione puoi dare una descrizione anche a una sottoattività
In una nuova attività, le sottoattività vengono create insieme all'attività, nell'ordine in cui le hai inserite. Le sottoattività non compaiono come scheda a parte nelle bacheche, nelle tabelle o nel calendario. Sull'attività vedi un contatore come 2/5. Se imposti l'attività principale su Completato, vengono completate anche tutte le sottoattività aperte. Il contrario non vale: puoi concludere l'attività principale anche se ci sono sottoattività aperte.
Blocchi e dipendenze
A volte un'attività può iniziare o concludersi solo quando un'altra è pronta. Lo registri nella finestra di dettaglio:
- Bloccata da - attività che devono essere completate prima. Aggiungile con Aggiungi attività bloccante
- Blocca altre attività - attività che aspettano questa. Aggiungile con Aggiungi attività bloccata
Per ogni gruppo vedi quante attività sono ancora aperte (ad esempio 2 ancora aperte). Cerca le attività con Cerca attività... e rimuovi un collegamento con Rimuovi collegamento. Sulla scheda dell'attività, sotto il nome, c'è una riga come Bloccata da 1 attività. Puoi filtrare per attività bloccate, vedi Filtrare.
Un blocco non ti ferma. Se provi a spuntare un'attività bloccata, Tillor chiede Completare un'attività bloccata? e la conclude solo se scegli Completa comunque.
Un blocco lo aggiungi anche dal menu con i tre puntini in alto a destra nella finestra, con Aggiungi attività bloccante e Aggiungi attività bloccata.
Tempo impiegato
Accanto a Tempo impiegato nella finestra di dettaglio vedi il totale. Cliccaci sopra per registrare il tempo.
Hai due modi:
- Un timer. Clicca su Avvia, lavora all'attività e clicca sul pulsante di stop quando hai finito. Il tempo viene aggiunto all'attività, secondi compresi
- Compilare in seguito. Inserisci la durata, ad esempio 1:30, 90 (minuti), 1u 30m o 1.5h. Tutti e quattro significano un'ora e mezza. Se vuoi, aggiungi una nota in Cosa hai fatto? (facoltativo) e clicca su Registra
Il tempo viene registrato nel giorno di oggi. Nell'elenco vedi per ogni registrazione chi l'ha fatta, la data, la nota e la durata. I colleghi vedono le registrazioni degli altri, ma puoi eliminare solo le tue, con il cestino che compare quando passi il mouse sulla riga.
Il timer
- Un timer in corso continua anche se passi a un'altra pagina. Compare allora come piccola scheda in basso a destra, con i pulsanti per mettere in pausa (Metti in pausa), riprendere (Riprendi), Segna e fermare (Termina). Clicca sul nome dell'attività per tornarci
- Con Segna salvi la parte di tempo trascorsa finora, con una breve nota su ciò a cui stavi lavorando, e poi il timer continua
- Puoi tenere traccia del tempo su una sola attività alla volta. Finché il tuo timer è in corso, Avvia è disattivato sulle altre attività
- Se per dieci minuti non usi il mouse né la tastiera, il timer si mette in pausa nell'ultimo momento in cui eri attivo
- I colleghi vedono nella finestra dell'attività che stai lavorando (In corso) o sei in pausa (In pausa). Quel tempo conta nel totale solo dopo il salvataggio
Commenti e attività
In fondo alla finestra c'è la sezione Commenti. Con Aggiungi commento scrivi un commento. Puoi menzionare dei colleghi in un commento, così ricevono una notifica. Sotto trovi l'attività: una cronologia di creazione e modifiche, con in caso di modifica ciò che c'era prima e dopo.
Il menu dell'attività
In alto a destra nella finestra c'è un menu con tre puntini.
- Aggiungi attività bloccante e Aggiungi attività bloccata registrano una dipendenza
- Stampa ha tre scelte. Stampa (A4) apre la finestra di stampa del browser con un PDF dell'attività. Invia alla stampante A4 e Invia alla stampante termica (POS) inviano l'attività alla tua stampante, ad esempio una stampante di scontrini. Queste due le puoi scegliere solo se la tua organizzazione ha un connector con stampante, vedi Stampante
- Copia link copia un link che apre direttamente l'attività. Chi apre il link deve poter vedere l'attività
- Elimina è in fondo, vedi Eliminare un'attività
La stampa mostra il nome, lo stato, la priorità, la scadenza e la descrizione e, in Elementi collegati, i clienti, le fatture, le prenotazioni, i terreni e i contatori a cui è legata l'attività. Se l'attività ha dei blocchi, compaiono anche le attività che la bloccano e quelle che essa stessa blocca. Un gruppo senza elementi viene omesso.
Attività con pulsanti di scelta
Alcune attività, ad esempio da un'automazione con il passaggio Chiedi una decisione, richiedono una decisione. Al posto di una spunta ci sono dei pulsanti sull'attività, con sopra Scegli un'azione per completare questa attività. Clicchi su un pulsante e l'attività è conclusa.
- Se la scelta richiede un motivo, Tillor apre prima una finestra con Perché questa scelta? in cui inserisci una nota
- Se la scelta richiede una conferma, Tillor mostra prima una finestra. Una scelta fatta non si può più annullare dall'attività
- Poi sull'attività compare quale scelta è stata fatta e da chi
- Può scegliere chi è assegnato all'attività e un amministratore. Se nessuno è assegnato, può scegliere chiunque veda l'attività
Ecco come sono legate l'attività e l'automazione:
Un'attività creata da un'automazione e che può essere conclusa solo dal flusso mostra, al posto della spunta, il testo Completata dalla sua automazione. Non puoi quindi completarla e nel menu non ha Elimina.
Cambiare rapidamente lo stato e spuntare
Senza aprire la finestra puoi:
- Spuntare la casella a sinistra del nome dell'attività per impostarla su Completato. Se togli la spunta, torna a In corso
- Cliccare sui tre puntini della scheda dell'attività, o usare il tasto destro sulla scheda, per un menu rapido con Modifica, Stato, Priorità, Promemoria, Scadenza, Etichette, Viste ed Elimina. Etichette compare solo se esistono etichette e Viste solo se ci sono elenchi a cui aggiungi tu stesso le attività
Eliminare un'attività
Scegli Elimina nel menu rapido dell'attività, oppure nel menu con i tre puntini nella finestra dell'attività, e conferma. Non si può annullare e le eventuali sottoattività scompaiono con essa. L'eliminazione viene registrata nel registro delle attività.
Per un'attività che può essere conclusa solo da un'automazione, Elimina non compare nel menu. Se un'attività del genere viene comunque eliminata in un altro modo, l'automazione che aspettava il completamento fallisce.
Che cosa succede dopo?
- Le modifiche a un'attività esistente vengono salvate subito. Solo la descrizione la salvi tu con Salva.
- Se assegni l'attività, quel collega (o i membri del gruppo) riceve una notifica. Vedi Notifiche.
- Se imposti l'attività su Completato, anche le sottoattività aperte vengono completate e i colleghi assegnati e chi l'ha creata ricevono una notifica, tranne te. L'attività scende in fondo in un elenco ordinato manualmente.
- Un promemoria o una scadenza genera una notifica finché l'attività non è completata.
- Un'attività creata da un'automazione può a sua volta avviare un'automazione, ad esempio a un cambio di stato o quando qualcuno sceglie un pulsante di scelta.
- L'eliminazione non si può annullare. L'eliminazione compare nel registro delle attività.