Detalles de la tarea
Todo lo que puedes registrar en una tarea, desde la fecha de vencimiento y el recordatorio hasta las subtareas y el tiempo dedicado
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En la ventana de detalles de una tarea registras todo: quién la hace, cuándo debe estar terminada, cuánto tiempo lleva y a qué está vinculada. Haz clic en una tarea para abrir la ventana. A la izquierda están el nombre, la descripción y partes como las subtareas y los comentarios. A la derecha están las propiedades, como el estado, la prioridad y la fecha de vencimiento. Los cambios en una tarea existente se guardan al instante. Solo la descripción la guardas tú con Guardar.
También puedes abrir una tarea directamente con un enlace. Cópialo desde el menú de los tres puntos, arriba a la derecha de la ventana, consulta El menú de la tarea.
Crear una tarea
Las tareas se crean en varios sitios: arriba de una columna de un tablero (Nueva tarea), en la tarjeta Tareas para usted del panel, en la página del cliente, o desde una conversación, una factura u otro elemento, consulta Tareas en otras páginas.
- Haz clic en Nueva tarea
- Rellena un Nombre. El resto es opcional
- Si quieres, añade subtareas en Añadir una subtarea: escribe un nombre y pulsa Intro. Puedes añadir hasta 50
- Haz clic en Crear, o pulsa Cmd o Ctrl junto con Intro
Arriba de la ventana aparece la vista en la que se coloca la tarea. Si creas la tarea desde una columna de un tablero, recibe automáticamente esa vista y esa columna. Puedes elegir otra o quitar la vista.
Tú apareces como persona asignada. Si te quitas y no eliges a nadie, la tarea no tiene a nadie asignado. Los bloqueos y el tiempo dedicado los añades después de crear la tarea.
Propiedades
- Estado y Prioridad - consulta la vista general
- Asignado a - uno o más compañeros o grupos. Busca con Buscar personas o grupos.... Si asignas un grupo, la tarea vale para todos los que estén en el grupo en ese momento
- Clientes - vincula uno o más clientes con Añadir un cliente
- Etiquetas - consulta Etiquetas. Una etiqueta que falta la creas al momento escribiendo el nombre y eligiendo Crear [nombre]
- Fecha de vencimiento - la fecha límite, con la hora. Si la fecha de vencimiento ya ha pasado, el tiempo relativo se muestra en rojo
- Recordatorio - una fecha y hora en la que quieres recibir un aviso, que puede repetirse
- Notificaciones - en cuanto hay un recordatorio o una fecha de vencimiento, eliges si quieres un Correo electrónico y/o una Notificación push. Ambos están activados por defecto
- Creada por - quién creó la tarea
- Campos personalizados - campos que tu organización ha añadido a las tareas. Los cambios se guardan al instante. Consulta Campos personalizados
- Vista - haz clic arriba a la izquierda en el nombre de la vista para elegir en qué listas está la tarea y en qué columna. En una vista filtrada solo eliges una columna
- Privada - si ves un candado con Privada, la tarea solo está en vistas personales, consulta Tareas privadas
Una tarea también puede tener una Descripción. Admite Markdown para el formato.
Recordatorios repetitivos
Un recordatorio puede repetirse hasta que la tarea esté completada:
- Establece primero un Recordatorio (fecha y hora)
- Haz clic en el campo de repetición que hay debajo (por defecto No se repite)
- Elige Diaria, Cada día laborable (lun – vie), Semanal, Mensual, Anual o Personalizado…
Con Personalizado… montas tu propio calendario:
- Repetir cada - un número de días, semanas, meses o años
- Repetir el - en un calendario semanal, los días de la semana en que puede llegar el recordatorio
- Termina - Nunca, En una fecha o Después de un número de veces
Si un recordatorio cae en un día que has excluido, pasa sin aviso al siguiente día permitido. La repetición se detiene en cuanto la tarea está en Completada o el calendario termina.
Elementos vinculados
En Elementos vinculados ves a qué está unida la tarea. Puedes vincular varios de cada tipo: parcelas, facturas, reservas, contadores, llamadas telefónicas, transacciones bancarias, productos y conversaciones del buzón. Una tarea también puede estar vinculada a un comentario. Una tarea sobre una transacción bancaria la creas desde el menú de la transacción en Transacciones bancarias con Crear tarea. Una tarea sobre un producto, como revisar la cuenta contable, la creas en la página del producto desde el menú ⋯ con Crear tarea; las tareas abiertas del producto aparecen arriba de esa página.
Un elemento adicional lo vinculas con el signo más junto a Elementos vinculados (tooltip Vincular elemento). Busca un cliente, parcela, contador, factura, reserva o producto. Si el elemento elegido pertenece a un cliente, Tillor pregunta ¿Vincular también a [cliente]?:
- Vincular ambos - la tarea aparece también en el cliente
- Solo este elemento - el cliente no se vincula a la tarea
Con Desvincular quitas de nuevo un vínculo. Las tareas vinculadas que siguen abiertas aparecen en la página del elemento en Tareas abiertas.
Adjuntos
En Adjuntos añades archivos a la tarea. Haz clic en el signo más, o pega un archivo con Cmd o Ctrl y V en cualquier punto de la ventana.
Subtareas
Una tarea puede tener subtareas, una lista de comprobación en la ventana de detalles. Solo hay un nivel: una subtarea no puede tener a su vez subtareas.
- Abre la tarea principal, o rellénalas ya mientras creas una tarea
- En Añadir una subtarea escribe un nombre y pulsa Intro
- Marca una subtarea para ponerla en Completada. Márcala de nuevo para revertirlo
- Haz clic en el nombre para renombrarla, o en la papelera para eliminarla
- Arrastra una subtarea por el asa para cambiar el orden. Con Añadir descripción también le das una descripción a una subtarea
En una tarea nueva, las subtareas se crean junto con la tarea, en el orden en que las rellenaste. Las subtareas no aparecen como tarjeta aparte en los tableros, las tablas ni el calendario. En la tarea ves un contador como 2/5. Si pones la tarea principal en Completada, todas las subtareas abiertas se completan también. A la inversa no hace falta: puedes terminar la tarea principal aunque queden subtareas abiertas.
Bloqueos y dependencias
A veces una tarea solo puede empezar o terminarse cuando otra está lista. En la ventana de detalles lo registras así:
- Bloqueada por - tareas que deben estar listas primero. Añádelas con Añadir tarea bloqueante
- Bloquea otras tareas - tareas que esperan a esta. Añádelas con Añadir tarea bloqueada
En cada grupo ves cuántas tareas siguen abiertas (por ejemplo 2 abiertas). Busca tareas con Buscar tareas... y quita un vínculo con Quitar vínculo. En la tarjeta de la tarea, bajo el nombre, aparece una línea como Bloqueada por 1 tarea. Puedes filtrar por tareas bloqueadas, consulta Filtrar.
Un bloqueo no te detiene. Si intentas marcar una tarea bloqueada, Tillor pregunta ¿Completar una tarea bloqueada? y solo la completa cuando eliges Completar igualmente.
Un bloqueo también lo añades desde el menú de los tres puntos, arriba a la derecha de la ventana, con Añadir tarea bloqueante y Añadir tarea bloqueada.
Tiempo dedicado
Junto a Tiempo dedicado en la ventana de detalles aparece el total. Haz clic en él para registrar tiempo.
Tienes dos formas:
- Un temporizador. Haz clic en Empezar, trabaja en la tarea y haz clic en el botón de parada cuando termines. El tiempo se anota en la tarea con los segundos incluidos
- Rellenarlo después. Indica la duración, por ejemplo 1:30, 90 (minutos), 1u 30m o 1.5h. Las cuatro significan hora y media. Si quieres, añade una nota en ¿Qué hiciste? (opcional) y haz clic en Registrar
El tiempo se registra en el día de hoy. En la lista ves por registro quién lo hizo, la fecha, la nota y la duración. Los compañeros ven los registros de los demás, pero solo puedes eliminar los tuyos, con la papelera que aparece al pasar el ratón por la línea.
El temporizador
- Un temporizador en marcha sigue contando si vas a otra página. Entonces aparece como una tarjeta abajo a la derecha, con botones para pausar (Pausar), reanudar (Reanudar), Apuntar y detener (Terminar). Haz clic en el nombre de la tarea para volver
- Con Apuntar guardas el tramo hasta ahora, con una breve nota sobre lo que estabas haciendo, y el temporizador sigue después
- Solo puedes llevar el tiempo de una tarea a la vez. Mientras tu temporizador esté en marcha, Empezar está desactivado en las demás tareas
- Si pasas diez minutos sin usar el ratón ni el teclado, el temporizador se pausa en el último momento en que estuviste activo
- Los compañeros ven en la ventana de la tarea que estás trabajando (En curso) o en pausa (En pausa). Ese tiempo solo cuenta en el total una vez guardado
Comentarios y actividad
Abajo de la ventana está la sección Comentarios. Con Añadir comentario escribes un comentario. Puedes mencionar a compañeros en un comentario para que reciban un aviso. Debajo está la actividad: una cronología de la creación y los cambios, con lo que había antes y después en cada cambio.
El menú de la tarea
Arriba a la derecha de la ventana hay un menú de tres puntos.
- Añadir tarea bloqueante y Añadir tarea bloqueada registran una dependencia
- Imprimir tiene tres opciones. Imprimir (A4) abre el diálogo de impresión de tu navegador con un pdf de la tarea. Enviar a la impresora A4 y Enviar a la impresora térmica (POS) envían la tarea a tu impresora, por ejemplo una impresora de tickets. Esas dos solo puedes elegirlas si tu organización tiene un conector con impresora, consulta Impresora
- Copiar enlace copia un enlace que abre la tarea directamente. Quien abra el enlace debe poder ver la tarea
- Eliminar está al final, consulta Eliminar una tarea
La impresión muestra el nombre, el estado, la prioridad, la fecha de vencimiento y la descripción, y en Elementos vinculados los clientes, facturas, reservas, parcelas y contadores a los que está unida la tarea. Si la tarea tiene bloqueos, también aparecen las tareas que la bloquean y las tareas que ella misma bloquea. Un grupo sin elementos se omite.
Tareas con botones de elección
Algunas tareas, por ejemplo de una automatización con el paso Pedir una decisión, piden una decisión. En lugar de una casilla hay botones en la tarea, con encima Elige una acción para terminar esta tarea. Haces clic en un botón y la tarea queda terminada.
- Si la elección requiere un motivo, Tillor abre primero una ventana con ¿Por qué esta elección? donde rellenas una nota
- Si la elección requiere una confirmación, Tillor muestra primero una ventana. Una elección hecha ya no se puede deshacer desde la tarea
- Después, en la tarea aparece qué elección se hizo y quién la hizo
- Pueden elegir quien esté asignado a la tarea y un administrador. Si no hay nadie asignado, puede elegir cualquiera que vea la tarea
Así se relacionan la tarea y la automatización:
Una tarea creada por una automatización y que solo el flujo puede terminar muestra, en lugar de una casilla, el texto La termina su automatización. Entonces no puedes completarla y en el menú no tiene Eliminar.
Cambiar el estado rápido y marcar
Sin abrir la ventana puedes:
- Marcar la casilla a la izquierda del nombre de la tarea para ponerla en Completada. Si la desmarcas, vuelve a Pendiente
- Hacer clic en los tres puntos de la tarjeta de la tarea, o con el botón derecho en la tarjeta, para un menú rápido con Editar, Estado, Prioridad, Recordatorio, Fecha de vencimiento, Etiquetas, Vistas y Eliminar. Etiquetas solo aparece si hay etiquetas y Vistas solo si hay listas a las que añades tareas tú mismo
Eliminar una tarea
Elige Eliminar en el menú rápido de la tarea, o en el menú de los tres puntos de la ventana de la tarea, y confirma. Esto no se puede deshacer y las subtareas, si las hay, desaparecen con ella. La eliminación queda registrada en el registro de actividad.
En una tarea que solo una automatización puede terminar, Eliminar no aparece en el menú. Si una tarea así se elimina de otra forma, falla la automatización que esperaba su finalización.
¿Qué ocurre después?
- Los cambios en una tarea existente se guardan al instante. Solo la descripción la guardas tú con Guardar.
- Si asignas la tarea, ese compañero (o los miembros del grupo) recibe un aviso. Consulta Notificaciones.
- Si pones la tarea en Completada, las subtareas abiertas también se completan y los compañeros asignados y el creador reciben un aviso, salvo tú. La tarea baja al final en una lista ordenada manualmente.
- Un recordatorio o una fecha de vencimiento genera un aviso hasta que la tarea está completada.
- Una tarea creada por una automatización puede hacer que arranque otra automatización, por ejemplo con un cambio de estado o cuando alguien elige un botón de elección.
- Eliminar no se puede deshacer. La eliminación queda en el registro de actividad.